Budgetlinien

Wichtiges Strukturierungsmerkmal für das externe Berichtswesen.

In der Entwicklungszusammenarbeit werden Verträge häufig auf Basis von geberspezifischen Budgetlinien abgeschlossen. Kosten müssen daher nach diesen Budgetlinien überwacht und die Projektabrechnung danach strukturiert werden.
Diese Anforderungen sind dabei meist zusätzliche Anforderungen, die unterschiedlich sind zu den Anforderungen der eigenen Organisation an das Rechnungswesen.
Ohne eine auf diese Anforderung ausgerichtete Softwarelösung führen die speziellen Anforderungen der Geber zu einem enormen manuellen Aufwand bei der Erstellung von Berichten und Abrechnungen.

Was muss eine Software anbieten um Geberbudgetlinien gut abzubilden?

Die Budgetlinien sollten nicht als „Kostenart“ oder „Unterkostenart“ abgebildet werden, sondern in einem zusätzlichen Feld erfasst werden.
Um den Zusatzaufwand so gering wie möglich zu halten und um Fehler zu minimieren sollte die Zuordnung von Kosten zu Budgetlinien direkt beim Erfassen der Kosten in der Projektkasse oder der Projektbuchhaltung erfolgen.
Es sollte die Möglichkeit bestehen, Budgetlinien unterschiedlicher Geber in einem Projekt zu verwenden. Optimal ist es, wenn abhängig von der gewählten Finanzierung nur die Budgetlinien des jeweiligen Gebers zugeordnet werden können.

Funktionen

In Budgetstrukturen organisierte Budgetlinien sind ein integraler Bestandteil von WINPACCS. Sie sind seit vielen Jahren praxiserprobt und im Kontext der Zusammenarbeit mit Gebern eine nicht mehr wegzudenkende Funktionalität.

Zuordnung von Kosten zu Budgetlinien

  • Auswahl von Budgetlinien aus Drop-Down-Feldern beim Buchen in der WINPACCS Projektbuchhaltung und in der WINPACCS Projektkasse.
  • Verknüpfung von Budgetstrukturen mit Finanzierungen: Wird eine Buchung in der Projektbuchhaltung einer bestimmten Finanzierung zugeordnet, sind automatisch die passenden Budgetlinien zur Auswahl verfügbar.
  • Bei Nutzung des Mengenmonitorings: Erfassung von Mengeninformationen auf Budgetlinien

Berichte und Abrechnungen

  • Anlage von Budgets auf Basis von Budgetlinien
  • Erstellung von Soll/Ist-Auswertungen, Analysen, Berichten und  Abrechnungen im WINPACCS Projektcontrolling
  • Nachträgliche Änderung von zugeordneten Budgetlinien im WINPACCS Projektcontrolling möglich
     

Zentrale Anlage und Verwaltung von Budgetstrukturen in der WINPACCS Cloud

  • Je Projekt können bis zu sechs verschiedene Budgetstrukturen definiert werden, beispielsweise für mehrere Geber.
  • Jede Budgetstruktur kann in bis zu vier Ebenen hierarchisch gegliedert werden.
  • Mehrsprachige Erfassung der Bezeichnungen der Budgetlinien, die abhängig von der Spracheinstellung des Anwenders angezeigt werden.
  • Einstellung, ob die Zuordnung in der Projektbuchhaltung optional oder obligatorisch ist.
  • Sperrung einzelner Budgetlinien möglich (z. B. wenn das Budget erschöpft ist).