In der Entwicklungszusammenarbeit werden Verträge häufig auf Basis von geberspezifischen Budgetlinien abgeschlossen. Kosten müssen daher nach diesen Budgetlinien überwacht und die Projektabrechnung danach strukturiert werden.
Diese Anforderungen sind dabei meist zusätzliche Anforderungen, die unterschiedlich sind zu den Anforderungen der eigenen Organisation an das Rechnungswesen.
Ohne eine auf diese Anforderung ausgerichtete Softwarelösung führen die speziellen Anforderungen der Geber zu einem enormen manuellen Aufwand bei der Erstellung von Berichten und Abrechnungen.
Die Budgetlinien sollten nicht als „Kostenart“ oder „Unterkostenart“ abgebildet werden, sondern in einem zusätzlichen Feld erfasst werden.
Um den Zusatzaufwand so gering wie möglich zu halten und um Fehler zu minimieren sollte die Zuordnung von Kosten zu Budgetlinien direkt beim Erfassen der Kosten in der Projektkasse oder der Projektbuchhaltung erfolgen.
Es sollte die Möglichkeit bestehen, Budgetlinien unterschiedlicher Geber in einem Projekt zu verwenden. Optimal ist es, wenn abhängig von der gewählten Finanzierung nur die Budgetlinien des jeweiligen Gebers zugeordnet werden können.
In Budgetstrukturen organisierte Budgetlinien sind ein integraler Bestandteil von WINPACCS. Sie sind seit vielen Jahren praxiserprobt und im Kontext der Zusammenarbeit mit Gebern eine nicht mehr wegzudenkende Funktionalität.
Zuordnung von Kosten zu Budgetlinien
Berichte und Abrechnungen
Zentrale Anlage und Verwaltung von Budgetstrukturen in der WINPACCS Cloud
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