FAQ

Häufig gestellte Fragen und ihre Antworten.

Haben Sie Fragen zu WINPACCS?
Auf dieser Seite haben wir Antworten auf Fragen formuliert, die häufig gestellt werden.

Grundlegendes

WINPACCS ist eine Softwarelösung, die Geschäftsprozesse von Organisationen digitalisiert, die Projekte in der Entwicklungszusammenarbeit durchführen.

Die Web-Anwendung WINPACCS Cloud dient der Verwaltung von Einstellungen, Stammdaten und Benutzern. In der WINPACCS Cloud liegen auch sämtliche Buchungsdaten aus den einzelnen Projekten zentral vor (optional mit Belegscans). Daher sind dort alle Funktionen für das Projektcontrolling, die Projektplanung, das Projektmanagement, das Projektmonitoring und Dokumenten-Management ortsunabhängig verfügbar.

Vor Ort in den Projektländern wird die Desktop-Anwendung WINPACCS Accounting für die Projektbuchhaltung eingesetzt. Die Anwendung lädt Einstellungen und Stammdaten aus der WINPACCS Cloud herunter und Buchungsdaten hoch. Über vorkonfigurierte Geschäftsvorfälle lassen sich alle Vorgänge, die in der Projektbuchhaltung auftreten, auch von gering ausgebildeten Buchhaltern buchen. Zusätzlich bietet die Anwendung erfahrenen Mitarbeitern auch die Möglichkeit, flexibel nach Soll und Haben zu buchen.

Optional kann als Vorstufe zur Buchhaltung WINPACCS Cashbook eingesetzt werden. Damit können Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse Bank- und Kassentransaktionen erfassen. Über die WINPACCS Cloud werden diese Daten WINPACCS Accounting zur Verfügung gestellt und reduzieren die manuellen Eingaben für Buchhalter.

Sowohl WINPACCS Accounting als auch WINPACCS Cashbook lassen sich auch offline oder mit schlechter Internetverbindung nutzen.

WINPACCS richtet sich an Organisationen, die in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit Projekte durchführen, dafür Finanzmittel von institutionellen Gebern (bzw. Auftraggebern) erhalten und die Verwendung dieser Mittel nachweisen (bzw. abrechnen) müssen.

Ob es sich dabei um eine Hilfsorganisation, ein Consultingunternehmen, eine NGO/NRO, eine (halb-) staatliche Organisation oder ein Bildungsinstitut handelt, ist nicht wichtig.

WINPACCS beinhaltet keine Funktionen zur Spendenverwaltung.

Dafür gibt es viele gute Gründe. Hier nur einige davon. WINPACCS eignet sich, verglichen mit anderen Lösungen, besonders:

  • Weil WINPACCS die Vorteile einer Abo-basierten Cloud-Lösung mit den Vorteilen von gekauften Desktop-Lizenzen vereint. Für WINPACCS fallen planbare, monatliche Kosten an, eine große Anfangsinvestition für Lizenzen ist nicht notwendig. Die Software ist immer aktuell, Sie müssen keine Updates erwerben. Gleichzeitig benötigen Sie vor Ort für das Führen von Projektkassen und der Projektbuchhaltung jedoch keine stabile Internetverbindung. Sie können mit den Desktop-Anwendungen dort auch komplett offline arbeiten und Daten nur sporadisch, sogar von einem anderen Ort aus hochladen. In der Cloud haben Sie wiederum den Überblick über die Finanzen aller Ihrer Projekte und können Auswertungen, Berichte und Abrechnungen erstellen.
  • Weil Excel, Word und Co. zwar jeder „kann“, aber auch jeder manipulieren kann. Immer weniger Geber akzeptieren eine Buchhaltung, die aus Excel-Tabellen besteht. Natürlich können Sie Daten aus WINPACCS trotzdem weiterhin exportieren, z. B. ins Excel- oder PDF-Format.
  • Weil normale Finanzbuchhaltungs- oder Controlling-Software viele Besonderheiten der Entwicklungszusammenarbeit nicht abbilden kann: Verschiedene Währungen; besondere Anforderungen an Umrechnungskurse; projektabhängige Kontenrahmen; geberabhängige Budgetstrukturen, mit denen Sie Kosten gleichzeitig Kostenstellen und bis zu sechs Budgetlinien von unterschiedlichen Gebern zuordnen können; Mengenmonitoring; Wirkungsmonitoring und vieles mehr…
  • Weil SAP und ähnliche Systeme oft zu komplex für die Mitarbeiter im Einsatzland sind. Die WINPACCS Desktop-Anwendungen hingegen, die vor Ort in Projektländern zum Einsatz kommen, wurden von Anfang an für Menschen entwickelt, die keine hochausgebildeten Buchhalter sind. Der Schulungsaufwand ist bei WINPACCS Accounting ungleich geringer als bei ERP-Lösungen. Und WINPACCS Cashbook ist so einfach, dass gar keine Präsenz-Schulung notwendig ist. Dafür gibt es ein Video.

Leider bieten wir keine Testversionen an.

Wenn Sie an WINPACCS interessiert sind, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir werden zunächst Ihre Anforderungen und Wünsche analysieren, um herauszufinden, welche Funktionen für Sie relevant sind.

Wenn sich dabei herausstellt, dass sich WINPACCS für Sie eignet, kommen wir gerne zu Ihnen und präsentieren Ihnen die Software. Dabei können Sie selbstverständlich Fragen stellen und Ihre Anforderungen mit uns diskutieren. Alternativ sind auch Skype-Präsentationen möglich.

Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass sich WINPACCS nicht für Ihre Aufgaben eignet, sagen wir Ihnen das auch ehrlich. Wir möchten Ihnen unser Produkt nur dann vermieten, wenn wir überzeugt sind, dass es tatsächlich die beste Lösung für Sie ist.

Wir glauben, das ist eine fairere, effizientere und menschlichere Lösung als eine Demoversion.

Um WINPACCS sinnvoll einzusetzen, benötigen Sie:

  • Die WINPACCS Cloud für die zentrale Verwaltung Ihrer Projekte sowie der Benutzer, Stammdaten und Einstellungen. Die Projektverwaltung ist nach Ihren Anforderungen skalierbar.
  • Die Desktop-Anwendung WINPACCS Accounting für die Projektbuchhaltung.
  • Das Projektcontrolling in der WINPACCS Cloud für die Kostenrechnung und Budgetkontrolle Ihrer Projekte, sowie um Berichte bzw. Abrechnungen zu erstellen.

Darüber hinaus kann WINPACCS Cashbook als elektronisches Kassenbuch eine sinnvolle Ergänzung sein, wenn Sie an mehreren Standorten Ihres Projektes Kassen- oder Bankkonten führen.

Es stehen Ihnen außerdem viele Zusatzfunktionen zur Verfügung, die Sie optional entsprechend Ihren Anforderungen nutzen können, z. B.:

  • Projektplanung- und Monitoring
  • Dokumentenverwaltung
  • Schnittstellen zu Systemen der Unternehmens- oder Partnerbuchhaltung
  • Digitale Belege

Die besonderen Anforderungen der Projektbuchhaltung (unterschiedliche Währungen, Erfassung von spezifischen Budgetlinien der Geber usw.) werden von WINPACCS optimal erfüllt.

Für die im Rechnungswesen der gesamten Organisation darüber hinaus notwendigen Anforderungen muss ein separates Finanzbuchhaltungssystem eingesetzt werden. Schnittstellen gewährleisten eine vollständige Integration zwischen WINPACCS und diesen Systemen.

Funktionsumfang

Für das Berichtswesen stehen Ihnen flexible Instrumente wie Kostenartengruppen oder Budgetstrukturen zur Verfügung, mit denen auch die Vorgaben der Geber, insbesondere die spezifischen Budgetlinien des Projektes in Budgetberichten, Belegnachweise usw. abgebildet werden können.

Die speziellen Anforderungen der Geber hinsichtlich der Währung (z. B. Abrechnung für die EU in InforEuro) werden durch Abrechnungswährungsschemas erfüllt.

In WINPACCS können Sie alle im Projekt verwendeten Währungen verwalten. Über differenzierte Buchungsjournale besteht die Möglichkeit, Daten in jeder Währung zu erfassen.

Durch die Anwendung des von vielen Gebern akzeptierten Gleitenden Mischkursverfahrens werden die Kosten und Erträge aus Kursschwankungen geringgehalten.

Stellt ein Geber spezifische Anforderung an die Kursumrechnung, kann dies über ein zusätzliches Abrechnungswährungsschema abgebildet werden.

In WINPACCS gibt es Schnittstellen, über die Sie die jeweils relevanten Kostenbuchungen austauschen können.
Dabei können die Daten in beiden Richtungen übertragen werden:

  • Kosten, die in der Geschäftsstelle für das Projekt anfallen, können ins WINPACCS Projektcontrolling übernommen werden.
  • Kosten aus der WINPACCS Projektbuchhaltung können in die Unternehmensbuchhaltung übernommen werden.

Sie haben die Möglichkeit, Partnerbuchhaltungsdaten nachrichtlich in das WINPACCS Projektcontrolling zu übernehmen. Dazu steht eine Standardschnittstelle zur Verfügung, die einfach an unterschiedliche Buchhaltungssysteme angepasst werden kann.

WINPACCS steht in den Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch und Deutsch zur Verfügung.

Spracheinstellungen können unter den persönlichen Einstellungen vorgenommen werden. Jeder Benutzer kann dort seine bevorzugte Sprache auswählen.

Technisches

WINPACCS läuft auf hochverfügbaren, mehrfach gesicherten Servern in Deutschland. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, weder in Deutschland noch im Ausland.
Wenn Sie die WINPACCS Dokumentenverwaltung nutzen, um Dokumente in der WINPACCS Cloud zu speichern, werden diese Dokumente in der EU in Azure, der Microsoft Cloud, gespeichert. Sie unterliegen damit dem europäischen Datenschutzrecht.
Microsoft richtet momentan in Deutschland eigene Rechenzentren für Azure ein und wird voraussichtlich ab dem 1. Quartal 2020 diese Daten ausschließlich in Deutschland speichern.

Auf beliebig vielen Geräten! Sie bezahlen nicht pro Installation, sondern pro Benutzerrolle. Jeder Benutzer mit den notwendigen Benutzerrechten kann sich in der WINPACCS Cloud über einen Webbrowser anmelden. Das kann auf einem herkömmlichen Computer oder auch auf einem mobilen Endgerät sein. Die Desktop-Anwendungen WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook können Sie so oft installieren, wie Sie möchten. Es können jedoch nur Benutzer damit arbeiten, welche die entsprechenden Benutzerrollen haben.

Die Erfassung und Auswertung der Belege in den Standorten der Projekte kann sogar ganz ohne Internetverbindung erfolgen.
Steht eine Internetverbindung zur Verfügung, erfolgt der Datenaustausch zwischen den beteiligten Mitarbeitern der Projektbuchhaltung und –abrechnung in den Büros und Geschäftsstellen automatisch. Die benötigten Dateien können selbstverständlich auch bei schlechter oder gar nicht vorhandener Internetverbindung auf Datenträgern weitergegeben und von einem anderen PC aus hochgeladen werden.

Die Installation der WINPACCS Desktop-Anwendungen vor Ort erfolgt mittels Voll- oder Update-Setups, welche im Kundenportal unter „Downloads“ heruntergeladen werden können.

WINPACCS Accounting kann als Netzwerkinstallation eingerichtet werden, sodass mehrere Buchhalter gleichzeitig im selben Journal buchen können.
Die WINPACCS Cloud mit all ihren Funktionen ist als Web-Anwendung mehrbenutzerfähig.
WINPACCS Cashbook ist als einfaches Kassenbuch nicht für die gleichzeitige Verwendung durch mehrere Benutzer in einem Netzwerk geeignet.

Schulung und Ausbildung

Für eine einfache Erfassung der Belege wurden in WINPACCS die in der Projektbuchhaltung relevanten Geschäftsvorfälle in Vorgangsarten eingeteilt, anhand derer der Buchhalter bei der Eingabe geführt wird. Tiefe Vorkenntnisse, insbesondere das Verständnis für die Systematik einer doppelten Buchhaltung ist somit nicht zwingend erforderlich.

Wir bieten vielfältige Schulungen und Workshops an, die in ansprechender Weise das Wissen vermitteln, um mit WINPACCS effizient zu arbeiten.
Die Veranstaltungen sind dabei auf die jeweiligen Benutzergruppen zugeschnitten, sodass Sie die passenden Veranstaltungen für Ihre Anforderung wählen können.
Darüber hinaus bieten wir auch die Möglichkeit, für Ihre Organisation individuelle Schulungen in der Geschäftsstelle oder den Außenstrukturen durchzuführen.

Einführung

Wir unterstützen Sie bei der Einführung und helfen Ihnen, die richtige Strategie dafür zu entwickeln. Dabei stehen Ihnen kompetente Berater mit langjähriger Erfahrung zur Seite.
Die Umstellung der Projektbuchhaltung und -abrechnung auf WINPACCS beinhaltet meist die folgenden Elemente:

  • Eine meist zweitägige Einführungsberatung bei Ihnen vor Ort
  • Auswahl und Einrichtung eines geeigneten Pilotprojektes
  • ggf. Anbindung an das ERP- bzw. Finanzbuchhaltungssystem
  • Ausbildung der Mitarbeiter

Wir sind vor, während und nach diesem Prozess in engem Kontakt mit Ihnen. Unsere Berater, Trainer und Supportmitarbeiter stehen Ihnen während Einführung und der gesamten Nutzungsdauer als Ansprechpartner zur Verfügung.

Einmalige Kosten entstehen für die Einführungsberatung und die Schulung der Mitarbeiter.

Für den Einsatz von WINPACCS entstehen laufende Kosten in Form einer monatlichen Nutzungsgebühr gemäß Preisliste. Die Höhe der Kosten ist dabei abhängig von der Intensität der Nutzung. Diese werden anhand der Anzahl der Benutzerrollen, der Anzahl der Projekte und der Wahl der Zusatzpakete kalkuliert.

Service

WINPACCS wird von der mbi GmbH in Deutschland entwickelt. Wir stehen seit Jahrzehnten in engem Austausch mit Hilfsorganisationen und verfügen über einmaliges Know-How in der Softwareentwicklung im Umfeld der Entwicklungszusammenarbeit.

WINPACCS wird von vielen namhaften Organisationen eingesetzt und unser Kundenstamm wächst beständig. Dieser Erfolg sichert die langfristige Verfügbarkeit der Produkte, des Supports und der Weiterentwicklung.

Mehr zur Entwicklungsgeschichte von WINPACCS erfahren Sie hier.

Bei inhaltlichen oder technischen Fragen hilft Ihnen das WINPACCS Supportteam schnell und unkompliziert, auch per Skype und Fernwartung. Montag bis Freitag sind wir von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr (MEZ bzw. MESZ) für Sie erreichbar.
Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand gemäß Preisliste.
Darüber hinaus unterstützen wir Sie gerne beim Aufbau Ihres eigenen Supportteams, das dann erster Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter in den Projekten ist.

Wenn Sie die WINPACCS Nutzung beenden möchten, aber beispielsweise für Prüfungszwecke weiterhin Zugriff auf Ihre Daten benötigen, gibt es die folgenden zwei Möglichkeiten:

  • Sie können die vielfältigen Exportmöglichkeiten nutzen und so Ihre Daten außerhalb von WINPACCS speichern. Nach einer Frist von drei Monaten ab Kündigung der Nutzung werden die Daten in der WINPACCS Cloud gelöscht. Es fallen für Sie keine weiteren Gebühren für die Nutzung von WINPACCS an.
  • Sie können das WINPACCS Cloud Archiv nutzen. Für eine geringere Grundgebühr können Sie dann weiterhin auf nahezu alle Daten zugreifen. Es können allerdings keine neuen Daten mehr angelegt und auch die bestehenden Daten nicht mehr bearbeitet werden. Nähere Informationen finden Sie in dem Whitepaper „Die Nutzung des WINPACCS Cloud Archivs“ und in der „Preisliste WINPACCS Cloud Archiv“.
     

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