Haben Sie Fragen zu WINPACCS?
Auf dieser Seite haben wir Antworten auf Fragen formuliert, die häufig gestellt werden.
WINPACCS ist eine Softwarelösung, die Geschäftsprozesse von Organisationen digitalisiert, die Projekte in der Entwicklungszusammenarbeit durchführen.
Die Web-Anwendung WINPACCS Cloud dient der Verwaltung von Einstellungen, Stammdaten und Benutzern. In der WINPACCS Cloud liegen auch sämtliche Buchungsdaten aus den einzelnen Projekten zentral vor (optional mit Belegscans). Daher sind dort alle Funktionen für das Projektcontrolling, die Projektplanung, das Projektmanagement, das Projektmonitoring und Dokumenten-Management ortsunabhängig verfügbar.
Vor Ort in den Projektländern wird die Desktop-Anwendung WINPACCS Accounting für die Projektbuchhaltung eingesetzt. Die Anwendung lädt Einstellungen und Stammdaten aus der WINPACCS Cloud herunter und Buchungsdaten hoch. Über vorkonfigurierte Geschäftsvorfälle lassen sich alle Vorgänge, die in der Projektbuchhaltung auftreten, auch von gering ausgebildeten Buchhaltern buchen. Zusätzlich bietet die Anwendung erfahrenen Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, flexibel nach Soll und Haben zu buchen.
Optional kann als Vorstufe zur Buchhaltung WINPACCS Cashbook eingesetzt werden. Damit können Mitarbeitende ohne Vorkenntnisse Bank- und Kassentransaktionen erfassen. Über die WINPACCS Cloud werden diese Daten WINPACCS Accounting zur Verfügung gestellt und reduzieren die manuellen Eingaben für Buchhalter.
Sowohl WINPACCS Accounting als auch WINPACCS Cashbook lassen sich auch offline oder mit schlechter Internetverbindung nutzen.
WINPACCS richtet sich an Organisationen, die in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit Projekte durchführen, dafür Finanzmittel von institutionellen Gebern (bzw. Auftraggebern) erhalten und die Verwendung dieser Mittel nachweisen (bzw. abrechnen) müssen.
Ob es sich dabei um eine Hilfsorganisation, ein Consultingunternehmen, eine NGO/NRO, eine (halb-) staatliche Organisation oder ein Bildungsinstitut handelt, ist nicht wichtig.
WINPACCS beinhaltet keine Funktionen zur Spendenverwaltung.
Dafür gibt es viele gute Gründe. Hier nur einige davon. WINPACCS eignet sich, verglichen mit anderen Lösungen, besonders:
Leider bieten wir keine Testversionen an.
Wenn Sie an WINPACCS interessiert sind, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir werden zunächst Ihre Anforderungen und Wünsche analysieren, um herauszufinden, welche Funktionen für Sie relevant sind.
Wenn sich dabei herausstellt, dass sich WINPACCS für Sie eignet, kommen wir gerne zu Ihnen und präsentieren Ihnen die Software. Dabei können Sie selbstverständlich Fragen stellen und Ihre Anforderungen mit uns diskutieren. Alternativ sind auch Skype-Präsentationen möglich.
Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass sich WINPACCS nicht für Ihre Aufgaben eignet, sagen wir Ihnen das auch ehrlich. Wir möchten Ihnen unser Produkt nur dann vermieten, wenn wir überzeugt sind, dass es tatsächlich die beste Lösung für Sie ist.
Wir glauben, das ist eine fairere, effizientere und menschlichere Lösung als eine Demoversion.
Um WINPACCS sinnvoll einzusetzen, benötigen Sie:
Darüber hinaus kann WINPACCS Cashbook als elektronisches Kassenbuch eine sinnvolle Ergänzung sein, wenn Sie an mehreren Standorten Ihres Projektes Kassen- oder Bankkonten führen.
Es stehen Ihnen außerdem viele Zusatzfunktionen zur Verfügung, die Sie optional entsprechend Ihren Anforderungen nutzen können, z. B.:
Die besonderen Anforderungen der Projektbuchhaltung (unterschiedliche Währungen, Erfassung von spezifischen Budgetlinien der Geber usw.) werden von WINPACCS optimal erfüllt.
Für die im Rechnungswesen der gesamten Organisation darüber hinaus notwendigen Anforderungen muss ein separates Finanzbuchhaltungssystem eingesetzt werden. Schnittstellen gewährleisten eine vollständige Integration zwischen WINPACCS und diesen Systemen.
Für das Berichtswesen stehen Ihnen flexible Instrumente wie Kostenartengruppen oder Budgetstrukturen zur Verfügung, mit denen auch die Vorgaben der Geber, insbesondere die spezifischen Budgetlinien des Projektes in Budgetberichten, Belegnachweise usw. abgebildet werden können.
Die speziellen Anforderungen der Geber hinsichtlich der Währung (z. B. Abrechnung für die EU in InforEuro) werden durch Abrechnungswährungsschemas erfüllt.
In WINPACCS können Sie alle im Projekt verwendeten Währungen verwalten. Über differenzierte Buchungsjournale besteht die Möglichkeit, Daten in jeder Währung zu erfassen.
Durch die Anwendung des von vielen Gebern akzeptierten Gleitenden Mischkursverfahrens werden die Kosten und Erträge aus Kursschwankungen geringgehalten.
Stellt ein Geber spezifische Anforderung an die Kursumrechnung, kann dies über ein zusätzliches Abrechnungswährungsschema abgebildet werden.
In WINPACCS gibt es Schnittstellen, über die Sie die jeweils relevanten Kostenbuchungen austauschen können.
Dabei können die Daten in beiden Richtungen übertragen werden:
Sie haben die Möglichkeit, Partnerbuchhaltungsdaten nachrichtlich in das WINPACCS Projektcontrolling zu übernehmen. Dazu steht eine Standardschnittstelle zur Verfügung, die einfach an unterschiedliche Buchhaltungssysteme angepasst werden kann.
WINPACCS steht in den Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch und Deutsch zur Verfügung.
Spracheinstellungen können unter den persönlichen Einstellungen vorgenommen werden. Jeder Benutzer kann dort seine bevorzugte Sprache auswählen.
WINPACCS läuft auf hochverfügbaren, mehrfach gesicherten Servern in der Microsoft Azure Cloud. Alle Daten liegen in Rechenzentren innerhalb der EU. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, weder in Deutschland noch im Ausland. Alle Ihre Daten in WINPACCS unterliegen damit dem strengen deutschen und europäischen Datenschutzrecht.
Auf beliebig vielen Geräten! Sie bezahlen nicht pro Installation, sondern pro Benutzerrolle. Jeder Benutzer mit den notwendigen Benutzerrechten kann sich in der WINPACCS Cloud über einen Webbrowser anmelden. Das kann auf einem herkömmlichen Computer oder auch auf einem mobilen Endgerät sein. Die Desktop-Anwendungen WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook können Sie so oft installieren, wie Sie möchten. Es können jedoch nur Benutzer damit arbeiten, welche die entsprechenden Benutzerrollen haben.
Die WINPACCS Cloud kann in einem Browser in einem beliebigen Betriebssystem auch auf einem Apple-Gerät verwendet werden. Wir empfehlen in Google Chrome oder Mozilla Firefox zu arbeiten.
Über die Einrichtung eines Terminal Servers oder einer virtuellen Maschine können auch die On-Premise Anwendungen WINPACCS Accounting und Cashbook, welche nur unter Windows installiert werden können, auf einem Apple-Gerät verwendet werden.
Für weitere Informationen siehe Systemvoraussetzungen.
Die Erfassung der Belege in den Standorten der Projekte kann sogar ganz ohne Internetverbindung erfolgen.
Steht eine Internetverbindung zur Verfügung, erfolgt der Datenaustausch zwischen den beteiligten Mitarbeitenden in der Projektbuchhaltung und dem Projektcontrolling in der WINPACCS Cloud automatisch. Die benötigten Dateien können selbstverständlich auch bei schlechter oder gar nicht vorhandener Internetverbindung auf Datenträgern weitergegeben und von einem anderen PC aus hochgeladen werden.
Die Installation der WINPACCS Desktop-Anwendungen vor Ort erfolgt mittels Voll- oder Update-Setups, welche im Kundenportal unter „Downloads“ heruntergeladen werden können.
WINPACCS Accounting kann als Netzwerkinstallation eingerichtet werden, sodass mehrere Buchhalter gleichzeitig im selben Journal buchen können.
Die WINPACCS Cloud mit all ihren Funktionen ist als Web-Anwendung mehrbenutzerfähig.
WINPACCS Cashbook ist als einfaches Kassenbuch nicht für die gleichzeitige Verwendung durch mehrere Benutzer in einem Netzwerk geeignet.
Für eine einfache Erfassung der Belege wurden in WINPACCS die in der Projektbuchhaltung relevanten Geschäftsvorfälle in Vorgangsarten eingeteilt, anhand derer der Buchhalter bei der Eingabe geführt wird. Tiefe Vorkenntnisse, insbesondere das Verständnis für die Systematik einer doppelten Buchhaltung ist somit nicht zwingend erforderlich.
Wir bieten vielfältige Schulungen und Workshops an, die in ansprechender Weise das Wissen vermitteln, um mit WINPACCS effizient zu arbeiten.
Die Veranstaltungen sind dabei auf die jeweiligen Benutzergruppen zugeschnitten, sodass Sie die passenden Veranstaltungen für Ihre Anforderung wählen können.
Darüber hinaus bieten wir auch die Möglichkeit, für Ihre Organisation individuelle Schulungen in der Geschäftsstelle oder den Außenstrukturen durchzuführen.
Als WINPACCS Kunde haben Sie außerdem Zugriff auf unser Schulungsmaterial. Anhand von fertig vorbereiteten Schulungsprogrammen mit Übungen und Lösungen in englischer Sprache können Sie so interne Schulungen selbständig durchführen und sie Ihren speziellen Bedürfnissen anpassen.
Wir unterstützen Sie bei der Einführung und helfen Ihnen, die richtige Strategie dafür zu entwickeln. Dabei stehen Ihnen kompetente Berater mit langjähriger Erfahrung zur Seite.
Die Umstellung der Projektbuchhaltung und -abrechnung auf WINPACCS beinhaltet meist die folgenden Elemente:
Wir sind vor, während und nach diesem Prozess in engem Kontakt mit Ihnen. Unsere Berater, Trainer und Supportmitarbeitenden stehen Ihnen während der Einführung und der gesamten Nutzungsdauer als Ansprechpartner zur Verfügung.
Einmalige Kosten entstehen für die Einführungsberatung und die Schulung der Mitarbeitenden.
Für den Einsatz von WINPACCS entstehen laufende Kosten in Form einer monatlichen Nutzungsgebühr gemäß Preisliste. Die Höhe der Kosten ist dabei abhängig von der Intensität der Nutzung. Diese werden anhand der Anzahl der Benutzerrollen, der Anzahl der Projekte und der Wahl der Zusatzpakete kalkuliert.
WINPACCS wird von der mbi GmbH in Deutschland entwickelt. Wir stehen seit Jahrzehnten in engem Austausch mit Hilfsorganisationen und verfügen über einmaliges Know-How in der Softwareentwicklung im Umfeld der Entwicklungszusammenarbeit.
WINPACCS wird von vielen namhaften Organisationen eingesetzt und unser Kundenstamm wächst beständig. Dieser Erfolg sichert die langfristige Verfügbarkeit der Produkte, des Supports und der Weiterentwicklung.
Mehr zur Entwicklungsgeschichte von WINPACCS erfahren Sie hier.
Bei inhaltlichen oder technischen Fragen hilft Ihnen das WINPACCS Supportteam schnell und unkompliziert, auch per Skype und Fernwartung. Montag bis Freitag sind wir von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr (MEZ bzw. MESZ) für Sie erreichbar.
Die Abrechnung erfolgt nach Aufwand gemäß Preisliste.
Darüber hinaus unterstützen wir Sie gerne beim Aufbau Ihres eigenen Supportteams, das dann erster Ansprechpartner für Ihre Mitarbeitenden in den Projekten ist.
Wenn Sie die WINPACCS Nutzung beenden möchten, aber beispielsweise für Prüfungszwecke weiterhin Zugriff auf Ihre Daten benötigen, gibt es die folgenden zwei Möglichkeiten:
Gerne stehen wir für weitere Fragen zur Verfügung.
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