Glossar

Die Abrechnungsperiode ist der Zeitabschnitt (Periode), dem Kosten für die Abrechnung an den Geber zugeordnet werden können.

Im Gegensatz zur Buchhaltungsperiode kann die Abrechnungsperiode einer Buchungsposition im Projektcontrolling geändert werden. Die Änderung der Abrechnungsperiode ist sinnvoll, wenn die Abrechnung einer Ausgabe einem anderen Zeitabschnitt als der Buchhaltungsperiode zugeordnet werden muss.

In Analysen können die Kosten auf Abrechnungsperioden aufgeschlüsselt werden.

Wenn Geber die Abrechnung in einer anderen Währung als der Beleg- oder Hauswährung fordern, kommen Abrechnungswährungen zum Einsatz. Anhand eines Abrechnungswährungsschemas werden Beträge nach den Anforderungen der Geber in die Abrechnungswährung umgerechnet.

Der Anlagetyp dient dazu, Anlagegütern einer bestimmten Art einheitliche Eigenschaften zuzuweisen. Beispiele für Anlagetypen sind "Fahrzeuge" oder "Baumaschinen". Der Anlagetyp wird in WINPACCS einem Konto zugeordnet, einem Konto können mehrere Anlagetypen zugeordnet sein.

Ein Anlagegut ist genau einem Anlagetyp zugeordnet. Abhängig des Anlagetyps werden zu diesem Anlagegut weitere unternehmensspezifische Felder angezeigt. Bei Fahrzeugen kann das z.B. die Fahrgestellnummer sein, bei Gebäuden die Adresse und die Grundfläche. Der Anlagetyp gibt die kalkulatorische Nutzungsdauer eines Anlagegutes vor.

Ausgaben sind Geldabflüsse, die den Bestand eines Finanzkontos, d.h. Bank oder Kasse, mindern.

Das Gegenteil einer Ausgabe ist eine Einnahme.

Das Belegdatum ist die Angabe des Datums auf dem Beleg einer Buchung.

In WINPACCS kann das Datumsformat beim Buchen bzw. Vorerfassen in Kassenbüchern über die Spracheinstellung angepasst werden.

In WINPACCS erhält jede Buchung automatisch eine fortlaufende, nicht änderbare Belegnummer.

Wird ein Beleg auf mehrere Buchungen aufgeteilt, kann mit der Funktion "Folgebuchung" eine Belegnummer mehreren Buchungen zugeordnet werden.

Eine Belegposition beschreibt einen einzelnen Buchungsdatensatz in WINPACCS. Jede Buchung besteht aus wenigstens zwei Belegpositionen, einer Soll- und einer Haben-Belegposition. Eine aufgeteilte Buchung kann aus vielen Belegpositionen bestehen. Auch das Buchen von Vorsteuer oder Quellensteuer führt zu mehreren Belegpositionen in einer Buchung.

Der Belegstatus zeigt an, in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Beleg in einem Kassenbuch befindet. Belege werden erst vorerfasst, dann festgeschrieben und anschließend an die Projektbuchhaltung weitergegeben. Die folgenden Belegstatus bilden diesen Prozess ab: "Erfasst heute", "Erfasst", "Festgeschrieben" und "Weitergegeben". Der Belegstatus kann nicht zurückgesetzt werden.

Die Optionen zum Ändern eines Beleges in einem Kassenbuch sind abhängig vom Belegstatus. 

Im Status "Erfasst heute" können alle Daten eines Beleges geändert werden. Der Status wird nur in Kassenbüchern mit dem Typ "Kasse" verwendet.

Im Status "Erfasst" können die Felder "Betrag in Belegwährung" und "Auswahl Einnahme/Ausgabe" nicht mehr geändert werden.

In den Status "Festgeschrieben" und "Weitergegeben" sind keine Änderungen der Daten eines Beleges möglich.

Die Belegwährung ist die Währung, in welcher der Betrag auf einem Beleg ausgewiesen ist.

Für die Projektbuchhaltung werden die Belegwährungen in Journale getrennt. Die Umrechnung des Betrages von der Belegwährung in die Hauswährung erfolgt über das gleitende Mischkursverfahren.

Ein Bericht stellt ausgewählte Daten in übersichtlicher Form in einem Ausgabeformat (meist PDF oder Excel) dar und dient der Dokumentation oder Auswertung dieser Daten. WINPACCS bietet eine Vielzahl von Berichten, die teilweise vor der Ausgabe durch Filtereinstellungen oder die Konfiguration der zugrunde liegenden Tabelle am Bildschirm angepasst werden können. Ein Beispiel für einen Bericht ist der Journalbericht der Projektbuchhaltung, der je nach Konfiguration alle oder nur bestimmte Buchungen des Journals aufführt.

Eine Bestellnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen angegeben werden.

Die Buchhaltungsperiode umfasst alle Buchungen eines bestimmten Monats. 

In der Projektbuchhaltung wird die Buchhaltungsperiode durch einen Monatsabschluss abgeschlossen. Buchungen aus abgeschlossenen Buchhaltungsperioden können nicht mehr verändert werden, da die Buchungsdaten in das Projektcontrolling und die Schnittstelle zur Unternehmensbuchhaltung weitergegeben sind. Stornierung und Umbuchung von Buchungen bereits abgeschlossener Buchhaltungsperioden sind in der aktuellen Buchhaltungsperiode möglich.

Innerhalb der Buchhaltungsperiode können als Belegdatum die Daten abgeschlossener Monate, nicht aber zukünftiger Monate verwendet werden.

Ein Buchhaltungsquartal umfasst ein Viertal eines Buchhaltungsjahres. In WINPACCS beginnt das erste Quartal immer am 1. Januar. Das Buchhaltungsquartal kann im Projektcontrolling für Auswertungszwecke verwendet werden.

Das Buchungsdatum ist das Datum, an dem ein Beleg gebucht wird. Das Buchungsdatum wird automatisch gespeichert und kann nicht geändert werden.

Der Buchungsstatus zeigt in WINPACCS Accounting an, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Buchung befindet. Buchungen werden erst in der Projektbuchhaltung gebucht, dann mit Tages- oder Monatsabschlüssen in WINPACCS Cloud hochgeladen und dort manuell oder automatisch freigegeben. Nach der Freigabe werden die relevanten Buchungspositionen in das Projektcontrolling übernommen und über eine Schnittstelle an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben.

Die folgenden Buchungsstatus bilden diesen Prozess ab:

• "Gebucht Projektbuchhaltung" (noch nicht in einem Abschluss enthalten, bestimmte Buchungsdaten können noch geändert werden),
• "Weitergegeben" (in einem Abschluss enthalten, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar),
• "Freigegeben" (optional, die Buchung wurde in WINPACCS Cloud manuell oder automatisch geprüft, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar),
• "Gebucht Unternehmensbuchhaltung" (optional, die Buchung wurde in der Unternehmensbuchhaltung gebucht, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar).

Ein Budget ist ein Kostenplan für ein Projekt.

In WINPACCS können Budgets auf Ebene von Kostenarten, Kostenartengruppen oder Budgetstrukturen für ausgewählte Finanzierungen und Zeiträume erstellt werden. Sie dienen als Basis für Soll-Ist-Vergleiche bei der Abrechnung mit dem Geber und im internen Projektcontrolling.

Eine Budgetstruktur ist ein selbst definierter Bereich eines Projektes, welcher zur Budgetierung und Kostenkontrolle genutzt werden kann. Beispiele für Budgetstrukturen sind die Anforderungen des Gebers oder die fachliche Gliederung eines Projektes.

Eine Budgetstruktur besteht aus mehreren Budgetlinien. Die Zuordnung der Kosten zu einer Budgetlinie erfolgt auf Belegebene und wird bereits in der Projektbuchhaltung in WINPACCS Accounting vorgenommen oder kann sogar in WINPACCS Cashbook vorerfasst werden. Im Gegensatz zur Kontierung eines Beleges kann die Zuordnung einer Budgetlinie in WINPACCS Accounting bis zum Monatsabschluss ohne Umbuchung geändert werden. Im WINPACCS Projektcontrolling steht die Budgetstruktur für umfangreiche Auswertungen zur Kostenkontrolle und Berichtserstellung zur Verfügung. Die Zuordnung eines Beleges zu einer Budgetlinie kann im Projektcontrolling auch nachträglich geändert werden.

Ein digitaler Beleg beschreibt den eingescannten Papierbeleg, welcher einer Buchung hinzugefügt werden kann. Ein digitaler Beleg kann bei der Belegvorerfassung in WINPACCS Cashbook, beim Buchungsvorgang in WINPACCS Accounting oder auch direkt in die WINPACCS Cloud hochgeladen werden. Dort ist er mit einer Buchung verknüpft und kann für Prüfungszwecke eingesehen werden. Für das Prüfen eines digitalen Beleges steht in WINPACCS Cloud eine zusätzliche Funktion zur Verfügung.

In der Buchhaltung gilt die Regel: Keine Buchung ohne Beleg. Es gibt jedoch Ausgaben, für die man keinen Beleg erhält, z.B. für eine Taxifahrt oder den Einkauf auf einem Markt. Damit die Ausgabe abrechnungsfähig ist, muss ein Mitarbeiter der Organisation einen Eigenbeleg erstellen.

Einnahmen sind Geldzuflüsse, die den Bestand eines Finanzkontos, d.h. Bank oder Kasse, erhöhen.

Das Gegenteil einer Einnahme ist eine Ausgabe.

Jeder Geldfluss findet zwischen einem Projekt und einem weiteren Beteiligten statt, z.B. einem Händler, einem Dienstleister, der Geschäftsstelle der eigenen Organisation, einem Partner oder einem fremden Projekt. Das Feld bezeichnet diesen Beteiligten. Je nachdem, ob es sich um eine Auszahlung oder Einzahlung handelt (WINPACCS Cashbook) oder um welchen Geschäftsvorfall es geht (WINPACCS Accounting), ist dieser zweite Beteiligte entweder ein Empfänger oder ein Einzahler.

Als Regel gilt: Bei einer Ausgabe ist der Name des Empfängers, bei einer Einnahme der Name des Einzahlers zu erfassen.

Jeder Beleg, der in WINPACCS Cashbook erfasst wird, erhält eine fortlaufende Erfassungsnummer. Die Erfassungsnummer identifiziert den Beleg innerhalb eines Kassenbuchs eindeutig und kann nicht geändert werden.

Die Erfassungssoftware ist das konkrete Softwareprodukt, in dem Buchungen erfasst werden. Wenn verschiedene Versionen einer Software Daten unterschiedlich handhaben, wird zusätzlich die Versionsnummer angegeben.

Die Angabe der Erfassungssoftware erfolgt für Journale der Journalklassen Projektbuchhaltung und Unternehmensbuchhaltung.

Als Geber wird diejenige Organisation bezeichnet, die die finanziellen Mittel für die Durchführung eines Projektes zur Verfügung stellt. Projekte können aber auch von mehr als einem Geber finanziert werden. In einem Projekt kann eine Finanzierung für die Mittel angelegt werden, die durch diesen Geber bereitgestellt werden. Die Kosten werden in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting eindeutig einer Finanzierung zugeordnet. Somit kann für jeden Beleg festgestellt werden, durch welchen Geber dieser Beleg finanziert wurde.

Journale dienen zum Eintragen der Buchungen der Geschäftsvorfälle.

In WINPACCS ist jedem Journal eine Währung zugeordnet, d.h. wenn in einem Projekt mehrere Währungen genutzt werden, sind mehrere Journale anzulegen. Über das gleitende Mischkursverfahren erfolgt die Umrechnung der Belegwährung, welche dem Journal zugeordnet ist, in die Hauswährung.

Weiterhin können Journale Finanzierungen zugeordnet werden. WINPACCS unterstützt dabei die Darstellung der vertraglichen Vereinbarungen mit dem Geber. Falls notwendig, können geschlossene Geldkreisläufe genutzt werden, die das Mischen von Mitteln unterschiedlicher Geber verhindern. Dies setzt voraus, dass für die Mittel eines Gebers bzw. einer Finanzierung separate Bankkonten und Kassen genutzt werden.

Die Journalklasse ist eine grundlegende Eigenschaft eines Journals, welche die Herkunft der Buchungen dieses Journals kennzeichnet. WINPACCS unterscheidet die folgenden Journalklassen:

Journalklasse "Projektbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche bilanzwirksam in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting gebucht wurden. Eine Besonderheit bildet die Journalklasse "Projektbuchhaltung (Kosten aus fremden Projekten)", welche die Buchungen enthält, die aus anderen Projekten auf das eigene Projekt gebucht wurden. Diese Journalklasse kann als einzige Buchungen in unterschiedlichen Belegwährungen enthalten.

Journalklasse "Unternehmensbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche über eine Schnittstelle aus der Unternehmensbuchhaltung nach WINPACCS übernommen wurden.

Journalklasse "Partnerbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche über eine Schnittstelle von einem Partner nachrichtlich übernommen wurden.

Um Buchungen in einem Journal erfassen zu können, muss das Journal von einem buchungsberechtigten Benutzer an einer Installation angenommen sein. Der Journalstatus beschreibt den dafür notwendigen Status in der WINPACCS Cloud bzw. WINPACCS Accounting. Beim Annehmen wird das Journal für andere Installationen der Projektbuchhaltung gesperrt. Es ist nicht sinnvoll, in der Projektbuchhaltung Journale gleichzeitig an unterschiedlichen Standorten zu nutzen. 

In WINPACCS Accounting zeigt der Journalstatus an, ob ein Journal angenommen ist und darin gebucht werden kann. Es gibt die folgenden Journalstatus:

• "Verfügbar" (Das Journal kann von der Installation angenommen werden.)
• "Angenommen" (Das Journal ist momentan von der Installation angenommen.)
• "Nicht verfügbar" (Das Journal kann nicht angenommen werden, weil eine andere Installation es angenommen hat.)
• "Abgeschlossen" (Das Journal wurde endgültig abgeschlossen und kann nicht mehr angenommen werden.)

In WINPACCS Cloud kann der Verlauf des Journalstatus für jedes Journal installationsübergreifend eingesehen werden. Dort gibt es die folgenden Journalstatus:

• "Verfügbar" (Das Journal kann von einer Installation angenommen werden.)
• "Angenommen" (Das Journal ist momentan von einer Installation angenommen.)
• "Abgeschlossen" (Das Journal wurde endgültig abgeschlossen und kann von keiner Installation mehr angenommen werden.)

Kassenbücher dienen in WINPACCS zur Vorerfassung von Belegen. Diese werden in WINPACCS Cashbook durch einen Kassierer erfasst und anschließend an die Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting weitergegeben, wo sie durch einen Buchhalter gebucht werden. Das Vorerfassen der Belege in einem Kassenbuch ist auch für ungeschultes Personal sehr einfach möglich.

Jedem Kassenbuch ist genau ein Unterkonto zugeordnet. Kassenbücher können z.B. für die Verwaltung einer Barkasse (Typ Kasse), eines Bankkontos (Typ Bank) oder auch zur Verwaltung der Vorschusszahlung an Mitarbeiter oder Partner angelegt werden (Typ Forderung).

Jedes Kassenbuch ist einem Journal und damit einer bestimmten Belegwährung zugeordnet.

Ein Kassenbuch kann immer nur auf einer WINPACCS Cashbook Installation verwendet werden. Der Kassenbuchstatus gibt die Verfügbarkeit eines Kassenbuchs an, z.B. "Verfügbar" oder "Angenommen".
In WINPACCS Cloud kann der Kassenbuchstatus für jedes Kassenbuch eingesehen werden. In WINPACCS Cashbook wird der Kassenbuchstatus aus Sicht der jeweiligen Installation angezeigt.

Je nach Verwendungszweck stehen für Kassenbücher drei unterschiedliche Kassenbuchtypen zur Verfügung. In Kassenbüchern vom Typ "Kasse" werden Ein- und Auszahlungen einer Barkasse erfasst. In Kassenbüchern vom Typ "Bank" werden die Umsätze einer Bankverbindung erfasst. In Kassenbüchern vom Typ "Forderungen" werden offene Posten und deren Ausgleich erfasst. Kassenbücher des Typs "Forderung" eignen sich zum Beispiel für die Weitergabe an einen Partner für die Vorerfassung der Belege.

Kontengruppen dienen der Gliederung der Kontenklassen des Hauptkontenrahmens. Kontengruppen untergliedern sich weiter in Konten und Unterkonten.

Darstellung der in WINPACCS verfügbaren Kontenklassen und -gruppen:

Kontenklassen dienen der systematischen Gliederung des Hauptkontenrahmens. Sie werden weiter untergliedert in Kontengruppen, Konten und Unterkonten.

Darstellung der in WINPACCS verfügbaren Kontenklassen und -gruppen:

Ein Konto ist Teil des Kontenrahmens. Als zentrales Element der Buchhaltung dient es zur Kategorisierung der Geschäftsvorfälle.

In WINPACCS wird das System der doppelten Buchführung angewendet. Jeder Beleg wird auf zwei Konten erfasst, die Zuordnung auf der Soll- und Habenseite wird dabei durch die Auswahl der Vorgangsart und des Vorgangstyps unterstützt.

Ein Konto dient als zentrales Element der Buchhaltung zur Kategorisierung der Geschäftsvorfälle, die Kontonummer dient zur eindeutigen Zuordnung innerhalb des Kontenrahmens. Die Länge der Kontonummern wird in WINPACCS in den Organisationseinstellungen einmalig definiert.

Über eine Kostenartengruppenstruktur wird eine auf Kostenartengruppen basierende Zeilenstruktur erfasst, die Budgetierungs- und Auswertungszwecken dient. In WINPACCS können über eine Kostenartengruppenstruktur zum Beispiel die Vorgaben eines Gebers abgebildet werden.

Auswertungen wie z.B. Budgetberichte können somit gemäß den Anforderungen dieses Gebers erzeugt werden.

In der WINPACCS Cloud kann ein Limit für den Saldo eines Kassenbuchs eingetragen werden. Die Befugnisse des Kassierers können somit auf diesen Verantwortungsbereich eingegrenzt werden. In der Kassenvereinbarung kann dieses Limit ausgedruckt und unterzeichnet werden. Wird der Saldo überschritten, erhält der Kassierer bei der Belegerfassung eine Warnung.

Eine maschinelle Buchung bezeichnet eine Buchung, die in WINPACCS bei bestimmten Vorgängen automatisch generiert wird. Dazu gehören beispielsweise die Umbewertungen, welche bei der Durchführung eines Monatsabschlusses generiert werden.

Die Menge kann im Rahmen des Mengenmonitorings für bestimmte Ausgaben einer Budgetlinie genutzt werden. Neben dem Buchungsbetrag gibt die Menge zusätzlich an, wie viel einer Mengeneinheit verbraucht wurde.

Beispiel: Für das Honorar eines Experten wurden 2.000,00 USD (Betrag) und 4 Fachkrafttage (Menge und Mengeneinheit) ausgegeben.

In einem Budget können neben den Beträgen auch die Mengen geplant werden.

Eine Mengeneinheit gibt an, mit welcher Messgröße eine Position erfasst wird, wie z.B. "Expertentage" oder "Flüge". Mengeneinheiten können Budgetlinien zugeordnet werden und bei der Budgetplanung, in der Projektbuchhaltung sowie im Controlling verwendet werden. Mengeneinheiten können an die Organisationsanforderungen angepasst werden. 

Die kalkulatorische Nutzungsdauer beschreibt in WINPACCS den festgelegten Zeitraum, über welchen der Restwert eines Anlageguts in festen Raten (linear) vom Anschaffungsbetrag auf 0,00 sinkt. Die kalkulatorische Nutzungsdauer wird in Monaten angegeben und ist durch den Anlagetyp definiert, dem das Anlagegut zugeordnet ist.

Die Restwertentwicklung beschreibt die Wertveränderungen eines Anlagegutes über die kalkulatorische Nutzungsdauer hinweg. Sie berücksichtigt die kalkulatorischen Wertminderungen, sowie Zuschreibungen und Kostenminderungen. Die Restwertentwicklung verläuft linear und errechnet sich aus dem Anschaffungsbetrag und der kalkulatorischen Nutzungsdauer. Am Ende der Nutzungsdauer ist der Restwert immer 0,00. Zuschreibungen und Kostenminderungen verändern den Restwert und damit die monatlichen kalkulatorischen Wertminderungen. Die Restwertentwicklung wird in WINPACCS in Hauswährung und in Belegwährung errechnet.

Eine Umbuchung ist eine Buchung, welche eine Kosten- oder Ertragsbuchung auf ein anderes Konto bucht. Dies ist z.B. notwendig, wenn bei der Auswahl des Kostenkontos eine falsche Eingabe gemacht wurde. Dabei wird in WINPACCS dem Buchungstext automatisch ein Hinweis auf die Umbuchung und die Belegnummer der umgebuchten Buchung vorangestellt.

Eine umgebuchte Buchung ist eine Buchung, welche durch eine andere Buchung (die Umbuchung) auf ein anderes Konten gebucht wurde. Dies ist z.B. notwendig, wenn bei der Auswahl des Kostenkontos eine falsche Eingabe gemacht wurde. In WINPACCS können Buchungen auf Kosten- oder Ertragskonten umgebucht werden. Eine umgebuchte Buchung wird als solche gekennzeichnet, der Inhalt der Buchungen wird jedoch nicht verändert.

Verlangt ein Geber die Abrechnung der Belege in eine Abrechnungswährung, so kann als Umrechnungsbasis zur Umrechnung die Belegwährung oder die Hauswährung verwendet werden. Die Umrechnungsbasis beschreibt somit die Währung, welche als Grundlage für die Umrechnung verwendet wird. Der in WINPACCS angezeigte Kurs der Abrechnungswährung (AW-Kurs) bezieht sich auf die Umrechnungsbasis, die im Abrechnungswährungsschema definiert ist.