Glossar

Als „Abgang von Verbindlichkeiten“ wird die Zahlung von Verbindlichkeiten bezeichnet.
Für diesen Geschäftsvorfall existiert in WINPACCS accounting die Vorgangsart 9. Solche Zahlungen gleichen in der Regel eine bestehende Verbindlichkeit aus oder mindern sie zumindest (bei Teilzahlung). Der Ausgleich erfolgt über die Zuordnung zu einem Offenen Posten.

Unter Abrechnung versteht man die Berichterstattung an die Geberorganisation. Dazu gehören die Gegenüberstellung des Budgets zu den tatsächlich erfolgten Ausgaben (Soll-Ist-Vergleich), der Nachweis der Einzelausgaben in Form einer Belegliste sowie ein Nachweis der Devisentausche.
Solche Berichte können in WINPACCS cost control bzw. WINPACCS accounting erzeugt werden.

Eine Abrechnungsperiode ist der Zeitabschnitt (Periode), dem ein Beleg für die Abrechnung an die Geberorganisation zugeordnet werden kann. In WINPACCS cost control kann die Abrechnungsperiode innerhalb eines Abrechnungswährungsschemas als Grundlage für den Umrechnungskurs gewählt werden. Sie kann vom Belegdatum / von der Buchhaltungsperiode abweichen und ist je Beleg änderbar.

Jede Geberorganisation hat eigene Anforderungen an die Abrechnung, z.B. auch für die zu verwendende Währung.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, können in WINPACCS cost control neben der Beleg- und der Hauswährung zusätzlich Abrechnungswährungen hinterlegt werden. Die Beträge in Abrechnungswährung werden innerhalb des Abrechnungswährungsschemas über eine Kurstabelle automatisch berechnet und den Belegen zugeordnet. Budgets können wahlweise auch in der Abrechnungswährung erstellt werden.

Um Abrechnungen in einer bestimmten (von der Geberorganisation geforderten) Währung vorzunehmen, können in WINPACCS cost control Abrechnungswährungsschemas genutzt werden. Neben der Währung werden innerhalb eines solchen Schemas auch die Einstellungen für den Umrechnungsmodus und die Wechselkurse erfasst. Auf diese Weise wird eine schnelle automatische Umrechnung der Belege von Beleg- oder Hauswährung in die Abrechnungswährung ermöglicht.

Der Begriff „Abschreibung“ wird für die planmäßige Wertminderung von Vermögensgegenständen verwendet.
Geber akzeptieren regelmäßig den sofortigen Abzug der gesamten Anschaffungskosten vom Budget. In bestimmten Fällen können Geber aber auch den Ansatz der planmäßigen Abschreibungen statt der Anschaffungskosten vorsehen.
WINPACCS accounting kann die Abschreibungen für alle Inventare automatisch berechnen.

Eine Anzahlung oder ein Vorschuss stellt die erste Rate und ggf. Folgeraten eines Gesamtbetrages (z.B. von den Anschaffungskosten oder des Gehalts) dar, die beispielsweise bei Vertragsschluss und vor Erbringung der Gegenleistung fällig werden.
Oftmals werden Vorschüsse für Dienstreisen oder Einkäufe ausgezahlt.
Anzahlungen und Vorschüsse werden in der Buchungsmaske von WINPACCS accounting über die Vorgangsart 7 erfasst. Dabei wird für jede Anzahlung / jeden Vorschuss ein Offener Posten gebildet.

Die Zuordnung von Belegen (Kosten oder Zahlungen) zu einem Offenen Posten (Ursprungsbeleg) wird als „Ausziffern“ bezeichnet.
In WINPACCS accounting erfolgt das Ausziffern direkt bei der Buchungserfassung in der Buchungsmaske oder nachträglich über das Nebenverzeichnis „Offene Posten“.

Im Bankbuch von WINPACCS cashbook werden alle Umsätze eines Bankkontos erfasst. Der Saldo eines Bankbuches darf negativ sein.

Die Basissprache ist die Sprache, die von einer Organisation als Hauptgeschäftssprache verwendet wird. Häufig ist dies die Sprache des Landes, in dem die Geschäftsstelle der Hilfsorganisation ihren Sitz hat.

Belege sind Nachweise über Geschäftsvorfälle (Originalschriftstücke wie Rechnungen sowie bei Kleinbeträgen Zahlungsquittungen), die Auskunft über Art, Menge und Preis und den Rechnungsaussteller bzw. den Lieferanten der erbrachten Leistung geben. Angebote, Proforma-Rechnungen, Lieferscheine etc. stellen keine buchungsfähigen Belege dar, ebenso wenig Kopien und Durchschläge von Rechnungen. Projektleiter sind verpflichtet, die Verwendung der Projektfinanzmittel durch Originalbelege nachzuweisen. Diese müssen den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen.
Weiterhin gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.

In WINPACCS accounting und WINPACCS cost control können Belege, die Kosten oder Erträge darstellen, in mehrere Teilbelege aufgeteilt werden. Auf diese Weise ist es möglich, Teilbeträge einer einzelnen Rechnung verschiedenen Projektinternen Strukturen zuzuweisen. Wird beispielsweise eine größere Menge Schulbücher gekauft, die auf drei Schulen aufgeteilt werden sollen, so könnte für jede Schule ein Teilbeleg angelegt werden, der die anteiligen Kosten dieser Schule über eine Projektinterne Struktur eindeutig zuordnet. Alle Teilbelege, die für einen Beleg angelegt werden, erhalten die gleiche Belegnummer wie der Ursprungsbeleg, jeder Teilbeleg weist jedoch eine eigene Belegposition auf.

Das Belegdatum entspricht dem Datum, an dem der Beleg erstellt wurde.
Es wird vom Beleg bzw. der Rechnung übernommen und in das entsprechende Eingabefeld in den WINPACCS suite Modulen im Format TT.MM.JJJJ manuell eingetragen.

Sobald ein Beleg in einem der WINPACCS Module erfasst wird, erhält er automatisch eine Nummer, die diesen Beleg identifiziert. Da jedes Journal einen eigenen Belegnummernkreis hat, können Belegnummern innerhalb eines Projektes mehrfach vorkommen. Die Eindeutigkeit wird über die Kombination aus Projektnummer, Journalnummer, Belegnummer sowie Belegposition erreicht.

Neben der Belegnummer erhält jeder Beleg auch eine Belegposition. Falls ein Beleg aufgeteilt wird (siehe Belegaufteilung), bleibt die Belegnummer unverändert, die Belegposition erhöht sich jedoch für jeden Teilbeleg.

In WINPACCS accounting können über die Funktion „Stapelverarbeitung" Belege importiert werden. Der Import erfolgt in Form von Paketen (Stapeln), die mehrere Belege enthalten können – zum Beispiel alle Belege eines Kassenbuchs aus WINPACCS cashbook. Diese Stapel können einzeln bearbeitet und gebucht werden.

Die Belegwährung ist die Währung, in der Ausgaben (Belege) anfallen und gebucht werden müssen. In der Regel verfügt jedes Projekt über ein Journal in Landeswährung. Falls im Rahmen des Projektes auch Belege in anderen Währungen (z.B. Devisen) erfasst werden sollen, müssen auch für diese Währungen Journale eingerichtet werden. Bei der Anlage der Projektstammdaten wird für jedes Journal als Belegwährung der ISO-Code vorgegeben.

Als Bestandsbelege werden in WINPACCS alle Belege bezeichnet, die nicht budgetwirksam sind, d.h. keine Ausgaben oder Erträge betreffen. Dies sind z.B. die Geldzuflüsse aus der Mittelversorgung, Geldabflüsse aus Mittelweitergaben, Geldtransfers sowie die Zahlungen zur Begleichung von Forderungen und Verbindlichkeiten.

Unter Bestandskonten versteht man die zur Bilanz gehörenden Konten. Sie werden in WINPACCS unterteilt in Bank/Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten.

Die Buchhaltungsperiode definiert den Monat, in dem in der Projektbuchhaltung Belege erfasst werden.
Die Buchhaltungsperiode ist in den Belegdaten nicht änderbar. Vor der Eröffnung einer neuen Periode muss in WINPACCS accounting zwingend die aktuelle Periode abgeschlossen werden. Änderungen sind in abgeschlossenen Buchhaltungsperioden nicht mehr möglich.

Das Buchungsdatum gibt den Tag an, an welchem ein Beleg erfasst wurde. Dieses Datum wird automatisch vom System vergeben und ist nicht änderbar.

Die Buchungsmaske ist ein Eingabefenster, welches dazu dient, alle buchungsrelevanten Informationen eines Beleges zu erfassen.
In den Modulen der WINPACCS suite stehen jeweils unterschiedliche Buchungsmasken zur Verfügung.

Projekte der Entwicklungszusammenarbeit und der humanitären Nothilfe werden zum größten Teil durch Mittel finanziert, die der Hilfsorganisation von einem oder mehreren Gebern bereitgestellt werden. Vor Beginn der Projektmaßnahmen wird mit dem Geber ein Ausgabenplan für die Projektdauer abgestimmt. Dieser Plan wird als Budget bezeichnet.
In WINPACCS cost control können beliebige Budgets auf den Ebenen Kostenart, Kostenartengruppe und Projektinterne Struktur erfasst werden. Damit können sowohl für interne Controllingmaßnahmen als auch externe Berichte in den Formaten (Budgetlinien) des Gebers Auswertungen (Soll-Ist-Vergleiche) auf Basis dieser Budgets erstellt werden.

Bezeichnet die Datenherkunft der Belege eines Journals.
Ein Journal kann eine der folgenden Datenquellen haben:
Projektbuchhaltung: Belege werden in WINPACCS accounting erfasst.
Unternehmensbuchhaltung: Kosten für das Projekt werden in dem Buchhaltungssystem der Geschäftsstelle erfasst.
Lokale Obligos: Obligos werden in WINPACCS cost control erfasst.
Obligos der Geschäftsstelle: Obligos werden in dem Buchhaltungssystem der Geschäftsstelle erfasst.
Lokale Partnerbuchhaltung: Kostenbelege von Partnern werden in WINPACCS cost control erfasst.
Partnerbuchhaltung: Kostenbelege von Partnern werden im Buchhaltungssystem des Partners erfasst.