Glossaire

Lorsque les mots ne sont pas définis, les choses perdent leur ordre. (Selon Confucius)

Avec le glossaire WINPACCS, nous mettons à votre disposition des explications utiles concernant des termes techniques utilisés fréquemment dans le monde WINPACCS. Afin de garantir une recherche facile, les termes ont été regroupés alphabétiquement à l’intérieur de zones de lettres.

Ce glossaire se rapporte sur WINPACCS online, WINPACCS accounting 3, WINPACCS cashbook 1 et WINPACCS cost control 3. Lors de l’introduction des nouveaux modules WINPACCS accounting 4 et WINPACCS cashbook 2, un glossaire révisé sera mis à disposition ici.

Glossar

Acomptes/Avances

Un acompte ou une avance établit le versement de la première tranche ou éventuellement des versements consécutifs d’un montant total (p.ex. des charges d’acquisition ou du salaire) qui sont nécessaires lors de la signature d’un contrat ou lors de l’apport d’une contrepartie.
Des acomptes sont parfois versés pour des voyages d’affaires ou des achats.
Les acomptes et les avances sont comptabilisés dans WINPACCS accounting via le type d'opération 7. Un poste en attente de règlement est généré pour chaque acompte/avance.

Amortissement

Le terme « Amortissement » désigne la dépréciation budgétisée des investissements.
Des Bailleurs de fonds acceptent normalement le retrait immédiat du budget des charges totales d’acquisition. Dans des cas particuliers, les bailleurs de fonds prévoient l’application des dépréciations selon le plan au lieu des charges d’acquisition.
WINPACCS accounting peut calculer la dépréciation automatique de tous les inventaires.

Annuler

Le processus d'annulation décrit la résolution d'un justificatif.
Dans WINPACCS accounting, une comptabilité d'annulation est effectuée dans ce genre de cas (p.ex. lorsqu'une erreur est commise lors de la saisie de certaines données du justificatif). Cette comptabilité neutralise le justificatif à annuler. Les deux justificatifs restent tout de même visibles afin que l'opération puisse être suivie. En cas d'annulation, un justificatif automatique est immédiatement généré.

Bailleur de fonds

Le terme « Bailleur de fonds » désigne l’organisation qui met à disposition les moyens financiers pour l’exécution d’un projet. Des projets peuvent être financés par plus d’un bailleur de fonds. Grâce à l’utilisation de journaux différents par utilisateur, les moyens mis à disposition par ceux-ci peuvent être séparés dans le projet et gérés séparément. Leur utilisation peut ainsi être surveillée de manière optimale.
Les bailleurs de fonds sont gérés de manière centrale dans WINPACCS online.

Budget

Les projets de la coopération au développement et de l’aide humanitaire sont en grande partie financés par des moyens qui sont mis à la disposition de l’organisation d’aide par un ou plusieurs bailleurs de fonds. Avant le début des actions du projet, un plan de dépenses pour la durée du projet est mis sur pied avec le bailleur de fonds. Ce plan est appelé budget.
Dans WINPACCS cost control, plusieurs budgets peuvent être saisis à différents niveaux : catégorie de charges, groupe de catégories de charges et structure interne au projet. Ainsi des évaluations (analyse des écarts) peuvent être établies à la base de ce budget aussi bien pour des mesures internes de contrôle que pour des rapports externes aux formats (lignes budgétaires) du bailleur de fonds.

Cadre comptable

Le cadre comptable est un répertoire des comptes nécessaires pour les saisies de toutes les transactions à l'intérieur d'un projet.
Les cadres comptables sont insérés de manière centrale dans WINPACCS online.

Caisse

Tous les transferts d'espèces s'effectuent par la caisse. Toutes les entrées et dépenses d'espèces doivent être justifiées par des quittances ou des justificatifs individuels.
La saisie des justificatifs de caisse peut être effectuée via un livre de caisse dans WINPACCS cashbook ou directement dans WINPACCS accounting. La différenciation des caisses individuelles s'effectue dans WINPACCS cashbook via des livres de caisse séparés qui peuvent être assignés à des sous comptes individuels lors de l'import dans WINPACCS accounting.
En outre, les créances du projet provenant des acomptes envers des employés ou des partenaires peuvent aussi être gérées avec WINPACCS cashbook. Dans un tel cas, un compte de créances (pas un compte de caisse) est assigné au livre de caisse dans WINPACCS accounting.

Catégories de charges

Les catégories de charges sont les comptes de charges contenus dans un système de comptabilité. Elles servent à classer les charges effectuées en fonction de leur nature (charges de personnel, charges de marketing, intérêts etc).
Dans WINPACCS cost control, les comptes qui contiennent les charges et produits sont appelés catégories de charges.

Charges actuelles/produits

Les charges actuelles/produits prennent en compte toutes les charges et tous les produits déjà pris en compte à l'instant de l'évaluation.
Dans WINPACCS cost control, les charges actuelles/produits sont comparées au budget (analyse des écarts) pour le contrôle du budget.

Clôture de période

La clôture de période démarque chaque période des autres.
La clôture de période est une opération obligatoire dans WINPACCS accounting. Lors de son exécution, les justificatifs saisis dans cet espace de temps sont exportés vers WINPACCS cost control et aussi vers le système financier de la centrale. Ces justificatifs peuvent y être traités ainsi ou évalués. Pour s'assurer que ces justificatifs ne soient plus modifiables dans WINPACCS accounting, toute période close est verrouillée. Aucun justificatif ne peut y être comptabilisé et ceux s'y trouvant déjà ne peuvent non plus être modifiés. Les clôtures de période sont effectuées au niveau du journal.

Compenser

Le terme « Compenser » désigne l’allocation de justificatifs (charges ou paiements) à un poste en attente de règlement (justificatif d’origine).
Cette opération se réalise dans WINPACCS accounting directement dans le masque de comptabilisation lors de la saisie ou bien plus tard via le répertoire auxiliaire « postes en attente de règlement ».

Comptabilisation

Le terme « comptabilisation » désigne le choix de comptes pour la saisie d'un justificatif à l'intérieur d'un système de comptabilité financier.
Dans WINPACCS cashbook, la sélection de comptes n'est pas toujours nécessaire en fonction des réglages de l'organisation. Dans WINPACCS accounting, une comptabilisation complète doit être effectuée pour chaque justificatif. A travers le type d'opération, l'affection des comptes dans la colonne de crédit ou de débit se déroule automatiquement.

Comptabilité d'entreprise

Le terme « Comptabilité d'entreprise » désigne dans WINPACCS le système de gestion des finances de l’organisation d’aide différent des modules WINPACCS.
A travers les interfaces diversifiées, les comptabilisations effectuées dans WINPACCS accounting peuvent être transmises dans le système de comptabilité de la centrale (p.ex. SAP ou DATEV). De même, des données (paiements directs et obligations de la centrale pour le projet) d’un système de comptabilité externe peuvent être importées dans WINPACCS cost control pour une surveillance complète de budget.

Comptabilité financière

Dans la comptabilité financière, toutes les transactions justifiables et présentables en valeur sont objectivement rangées dans leur ordre temporaire et comptabilisées sur des comptes à l’intérieur de la comptabilité de l’organisation d’aide. Grâce à l’ensemble de valeurs résultant, il est possible d’établir des évaluations pertinentes à propos du résultat général pour des destinataires internes ou externes (p.ex. bilan ainsi que compte de résultat - pertes et profits).
La comptabilité de projets est une composante de la comptabilité financière. Le système WINPACCS apporte à la comptabilité financière les fonctions spéciales pour le travail de coopération au développement et l’aide humanitaire et permet l’intégration directe des structures externes.

Compte

Un compte est un élément du cadre comptable. Il s'agit d'un élément central de comptabilité qui sert à classifier les transactions.
Le système de comptabilité en partie double est utilisé dans WINPACCS. Chaque justificatif est saisi sur deux comptes. L'assignation à la colonne débit ou crédit s'opère automatiquement via le type d'opération.

Compte de mise à disposition de fonds

Les mises à disposition de fonds et les transferts de fonds sont toujours portées en compte de banque ou de caisse sur lequel le paiement est versé ou retiré.
Dans WINPACCS, le compte de contrepartie pour ces deux types d'opération est appelé compte de mise à disposition de fonds. Dans WINPACCS accounting, ce compte est automatiquement choisi lors des types d'opération 1 et 2 et ne peut être manuellement assigné lors de la comptabilisation.

Comptes d'états

Le terme « Comptes d’états » désigne les comptes qui appartiennent au bilan. Dans WINPACCS, il s’agit des comptes suivants : banque/caisse, créances et dettes.

Cours mixte

Parce que le cours de change entre les différentes monnaies utilisées dans un projet ne reste que très rarement constant sur une longue période, les justificatifs doivent être saisis avec des différents cours de change sur la durée d'un projet.
Dans WINPACCS accounting, seuls les types de transaction « mise à disposition de fonds » et optionnellement « transfert de fonds » sont soumis à des cours de change alternant. Cela signifie qu'en plus de la monnaie de justificatif, le montant en monnaie d'entreprise doit être saisi afin d'effectuer un nouveau calcul du cours mixte. Tous les justificatifs qui suivront seront évalués avec ce nouveau cours mixte jusqu'à ce qu'une nouvelle comptabilisation exigeant un changement de cours soit effectuée.

Créances

Le terme « Créances » désigne des règlements des fonds du projet qui ont été utilisés sous forme d’acomptes ou d’avances. Dans WINPACCS accounting, les créances sont comptabilisées via le type d’opération 7. Leur règlement intervient par le biais d’une comptabilisation de charges (type d’opération 4) ou d’un remboursement (type d'opération 8).
En outre, les créances peuvent aussi subvenir d’une comptabilisation de produit (type d’opération 6), par exemple pour les loyers. Le règlement dans ce cas s’opère à travers une entrée de versement (type d’opération 8).
Les créances individuelles peuvent être surveillées à travers les postes en attente de règlement dans WINPACCS accounting.

Créances sur le partenaire

Le terme « Créances sur le partenaire » désigne des paiements d'acomptes à des organisations partenaires.
Dans le cadre comptable WINPACCS, il existe un compte particuliers pour des créances envers un partenaire qui peut être divisé en plusieurs sous-comptes (p.ex. en fonction de chaque partenaire) pour une différenciation plus simple.
Dans WINPACCS accounting, la saisie des créances sur le partenaire s'effectue via le type d'opération 7.

Créances sur tiers

Le terme « Créances sur tiers » désigne des revendications sur des services pas encore réalisés. Ces revendications ne s'adressent pas à des partenaires de projet mais à des partenaires contractuels externes. Ces „tiers“ peuvent par exemple être des sociétés, des experts ou des employés (avances de salaire).
Dans le cadre comptable WINPACCS, il existe un compte particulier pour des créances qui peut être divisé en plusieurs sous-comptes pour une différenciation plus simple.

Date de comptabilisation

La date de comptabilité indique le jour auquel un justificatif a été saisi. Cette date est automatiquement émise par le système et ne peut être modifiée.

Date du justificatif

La date de justificatif correspond à la date à laquelle le justificatif a été réalisé. Elle est tirée du justificatif ou de la facture et entrée manuellement en format jj.mm.aaaa dans les modules de WINPACCS à l'intérieur du champ correspondant.

Dettes

Le terme « Dettes » désigne une redevance envers un fournisseur ou un prestataire de service issue d'une livraison ou d'un service déjà réalisé et prouvée par une facture. Les dettes constituent l’équivalent des créances.
Dans le cadre comptable de WINPACCS, il existe un compte pour les dettes qui peut être plus détaillé par l’insertion d’autres sous-comptes.
Dans WINPACCS accounting, une dette peut être comptabilisée via les types d’opération 4 (charges), 5 (inventaire), ou 8 (entrée de dette, p. ex. la réception d’un prêt). La régularisation d’une dette s’effectue via le type d’opération 9 (sortie de dettes).
Chaque dette peut-être surveillée dans la liste des postes en attente de règlement dans WINPACCS accounting.

Diminution des charges d'inventaire

Les charges d'un bien d'inventaire déjà acheté ou comptabilisé peuvent être réduites ultérieurement (p.ex. à cause d'un manque ou d'une réduction).
Dans WINPACCS accounting, cette diminution de charges est effectuée à travers une opération comptable particulière par le type d'opération 5c.