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FAQ

Foire aux questions et leurs réponses.

Vous avez des questions sur WINPACCS ?
Sur cette page, nous avons formulé des réponses aux questions les plus fréquemment posées.

Informations de base

WINPACCS est une solution logicielle qui numérise les processus d'affaires des organisations qui réalisent des projets dans le domaine de la coopération au développement.

L'application Web WINPACCS Cloud est utilisée pour gérer les paramètres, les données de base et les utilisateurs. Dans WINPACCS Cloud, toutes les données de comptabilisation des différents projets sont également disponibles de manière centralisée (en option avec des justificatifs scannés). Par conséquent, toutes les fonctions de contrôle, de planification, de gestionnaire et de monitoring des projets, ou encore de gestionnaire de documents y sont disponibles indépendamment du lieu d'utilisation.

Sur place dans le pays du projet, l'application de bureau WINPACCS Accounting est utilisée pour la comptabilité du projet. L'application télécharge les paramètres et les données de base du WINPACCS Cloud et charge les données de comptabilisation. À l'aide de transactions préconfigurées, toutes les transactions qui surviennent dans la comptabilité des projets peuvent également être comptabilisées par des comptables moins qualifiés. En outre, l'application offre également aux employés expérimentés la possibilité d'une comptabilisation flexible en fonction des débits et des crédits.

En option, WINPACCS Cashbook peut être utilisé comme étape préliminaire à la comptabilité. Cela permet aux employés sans connaissances préalables de saisir des transactions bancaires et de caisse. Via WINPACCS Cloud, ces données sont mises à la disposition de WINPACCS Accounting et réduisent les saisies manuelles pour les comptables.

Tant WINPACCS Accounting que WINPACCS Cashbook peuvent également être utilisés hors ligne ou avec une mauvaise connexion Internet.

WINPACCS s'adresse aux organisations qui mettent en œuvre des projets de coopération internationale au développement, reçoivent des fonds de bailleurs de fonds (ou clients) institutionnels et doivent prouver (ou justifier) l'utilisation de ces fonds.

Qu'il s'agisse d'une organisation d'aide, d'un cabinet de conseil, d'une ONG, d'une organisation (semi-)gouvernementale ou d'un établissement d'enseignement n'a pas d'importance.

WINPACCS n'inclut aucune fonction de gestion des dons.

Il y a de nombreuses bonnes raisons à cela. En voici quelques-unes. Par rapport à d'autres solutions, WINPACCS est particulièrement adapté :

  • Parce que WINPACCS combine les avantages d'une solution Cloud par souscription avec les avantages des licences de bureau achetées. Pour WINPACCS les coûts mensuels sont prévisibles et un investissement initial important pour des licences n'est pas nécessaire. Le logiciel est toujours à jour, vous n'avez pas besoin d'acheter de mises à jour. Mais, en même temps, vous n'avez pas besoin d'une connexion Internet stable sur place pour gérer les caisses du projet et la comptabilité du projet. Vous pouvez également travailler complètement hors ligne avec les applications de bureau et ne télécharger des données que sporadiquement, même à partir d'un autre endroit. Dans le Cloud, vous avez un aperçu des finances de tous vos projets et pouvez créer des évaluations, des rapports et des décomptes.
  • Parce que certes n'importe qui « sait utiliser » Excel, Word et Cie mais aussi parce que n'importe qui peut les manipuler. De moins en moins de bailleurs de fonds acceptent un système comptable constitué de feuilles de calcul Excel. Bien entendu, vous pouvez toujours exporter des données de WINPACCS, par exemple au format Excel ou PDF.
  • Parce que les logiciels de comptabilité financière ou de contrôle de gestion habituels ne peuvent pas représenter de nombreuses particularités de la coopération au développement : différentes monnaies ; exigences spéciales en matière de cours de conversion ; cadres comptables en fonction du projet ; structures de budget en fonction du bailleur de fonds avec lesquelles vous pouvez assigner simultanément des charges à des unités de gestion et des lignes budgétaires provenant de bailleurs de fonds ; monitoring des quantités ; suivi de l’efficacité et bien plus encore.
  • Parce que SAP et les systèmes similaires sont souvent trop complexes pour les employés dans le pays d'utilisation. En revanche, les applications de bureau WINPACCS qui sont utilisées sur place dans les pays du projet ont été développées dès le début pour des personnes qui ne sont pas des comptables hautement qualifiés. L'effort de formation pour WINPACCS Accounting est beaucoup plus faible que pour les solutions ERP. Et WINPACCS Cashbook est si simple qu'aucune formation sur place n'est nécessaire. Une vidéo suffit.

Malheureusement, nous ne proposons pas de versions de test.

Si vous êtes intéressé par WINPACCS, veuillez nous contacter. Nous analyserons tout d'abord vos besoins et vos souhaits afin de déterminer les fonctions qui vous conviennent.

S'il s'avère que WINPACCS vous convient, nous nous ferons un plaisir de venir vous présenter le logiciel. Bien entendu, vous pouvez nous poser des questions et discuter de vos besoins avec nous. Des présentations sont également possibles par l'intermédiaire de Skype.

Si nous arrivons à la conclusion que WINPACCS n'est pas adapté à vos tâches, nous vous le dirons honnêtement. Nous ne voulons vous louer notre produit que si nous sommes convaincus qu'il s'agit effectivement pour vous de la meilleure solution.

Nous pensons qu'il s'agit d'une solution plus juste, plus efficace et plus humaine qu'une version de démonstration.

Pour utiliser WINPACCS de manière judicieuse, vous avez besoin des éléments suivants :

  • WINPACCS Cloud pour l'administration centrale de vos projets ainsi que des utilisateurs, des données de base et des paramètres. Le gestionnaire de projet est évolutif et s'adapte à vos besoins.
  • L'application de bureau WINPACCS Accounting pour la comptabilité de projet.
  • Le contrôle de projet dans WINPACCS Cloud pour la comptabilité analytique et le contrôle de budget de vos projets, ainsi que pour la création de rapports et de décomptes.

De plus, WINPACCS Cashbook comme livre de caisse électronique peut être un complément utile si vous avez des comptes de caisse ou de banque sur plusieurs sites de votre projet.

De nombreuses fonctions supplémentaires sont également disponibles, que vous pouvez utiliser en option selon vos besoins, par exemple :

  • Planification et monitoring de projet
  • Gestionnaire de documents
  • Interfaces avec les systèmes de comptabilité de l'entreprise ou des partenaires
  • Justificatifs digitaux

Les exigences particulières de la comptabilité de projet (différentes monnaies, enregistrement de lignes budgétaires spécifiques des bailleurs de fonds etc.) sont satisfaites de manière optimale par WINPACCS.

Un système de comptabilité financière distinct doit être utilisé pour répondre aux exigences supplémentaires de la comptabilité globale de l'organisation. Les interfaces garantissent une intégration complète entre WINPACCS et ces systèmes.

Étendue des fonctions

Pour l'établissement des rapports, il existe des instruments flexibles tels que les groupes de catégories de charges ou les structures de budget, qui peuvent également être utilisés pour faire apparaître les spécifications des bailleurs de fonds en particulier les lignes budgétaires spécifiques du projet dans les rapports de budget, les preuves de justificatif, etc.

Les exigences particulières des bailleurs de fonds en matière de monnaie (p. ex. le décompte pour l'UE en InforEuro) sont satisfaites par les schémas de monnaie de facturation.

Dans WINPACCS, vous pouvez gérer toutes les monnaies utilisées dans le projet. Les journaux de comptabilisation différenciés vous permettent de saisir des données dans n'importe quelle monnaie.

En appliquant la procédure mobile de cours mixte, qui est acceptée par de nombreux bailleurs de fonds, les charges et produits provenant des fluctuations des taux de conversion sont maintenus à un faible niveau.

Si un bailleur de fonds pose des exigences spécifiques à la conversion de monnaie, celles-ci peuvent être représentées par un schéma de monnaie de facturation supplémentaire.

WINPACCS fournit des interfaces pour échanger les écritures de charges pertinentes.
Les données peuvent être transmises dans les deux sens :

  • Les charges engagées au siège social pour le projet peuvent être transférées au contrôle de projet WINPACCS.
  • Les charges de la comptabilité de projet WINPACCS peuvent être transférées à la comptabilité d'entreprise.

Vous avez la possibilité de transférer les données de la comptabilité partenaire au contrôle de projet WINPACCS à caractère informatif. Une interface standard est disponible à cet effet, qui peut être facilement adaptée à différents systèmes de comptabilité.

WINPACCS est disponible en anglais, français, espagnol et allemand.

Les réglages de langue peuvent être effectués dans les paramètres personnels. Chaque utilisateur peut y sélectionner sa langue préférée.

Détails techniques

WINPACCS fonctionne sur des serveurs hautement disponibles et sécurisés de notre hébergeur en Allemagne. Nous ne transmettons pas vos données à des tiers, ni en Allemagne ni à l'étranger. Les fichiers du stockage de fichiers WINPACCS sont sauvegardés dans Azure, le Cloud de Microsoft, en Allemagne. Toutes vos données dans WINPACCS sont donc soumises au droit allemand sur la protection des données.

Sur n'importe quel nombre d'appareils ! Vous ne payez pas par installation, mais par rôle d'utilisateur. Tout utilisateur disposant des droits nécessaires peut se connecter au WINPACCS Cloud via un navigateur Web. Cela peut se faire sur un ordinateur conventionnel ou sur un appareil mobile. Vous pouvez installer les applications de bureau WINPACCS Accounting et WINPACCS Cashbook aussi souvent que vous le souhaitez. Cependant, seuls les utilisateurs qui ont les rôles d'utilisateur appropriés peuvent les utiliser.

Le Cloud WINPACCS peut être utilisé dans un navigateur sous n'importe quel système d'exploitation, même sur un appareil Apple. Nous vous recommandons de travailler dans Google Chrome ou Mozilla Firefox.

En mettant en place un serveur terminal ou une machine virtuelle, les applications sur site WINPACCS Accounting et WINPACCS Cashbook, qui ne peuvent être installées que sous Windows, peuvent également être utilisées sur un appareil Apple.

Pour plus d'informations, voir Exigences du système.

La saisie des justificatifs dans les sites du projet peut même être effectués complètement sans connexion Internet.

Si une connexion Internet est disponible, l'échange de données entre les employés concernés de la comptabilité de projet et dans le contrôle de projet s'effectue automatiquement dans WINPACCS Cloud. Bien entendu, les fichiers nécessaires peuvent également être transmis sur des supports de données et chargés depuis un autre PC même si la connexion Internet est mauvaise ou inexistante.

La saisie des justificatifs dans les sites du projet peut même être effectués complètement sans connexion Internet.

Si une connexion Internet est disponible, l'échange de données entre les employés concernés de la comptabilité de projet et dans le contrôle de projet s'effectue automatiquement dans WINPACCS Cloud. Bien entendu, les fichiers nécessaires peuvent également être transmis sur des supports de données et chargés depuis un autre PC même si la connexion Internet est mauvaise ou inexistante.

WINPACCS Accounting peut être configurée comme une installation réseau, de sorte que plusieurs comptables peuvent comptabiliser des écritures simultanément dans le même journal.
WINPACCS Cloud avec toutes ses fonctions est une application web multi-utilisateurs.
WINPACCS Cashbook en tant que simple livre de caisse n'est pas adapté à une utilisation simultanée par plusieurs utilisateurs dans un réseau.

Formation

Pour faciliter la saisie des justificatifs, WINPACCS a divisé les transactions pertinentes dans la comptabilité de projet en catégories d’opération, que le comptable utilise pour saisir les données. Des connaissances préalables approfondies, en particulier une compréhension de la systématique de la comptabilité en partie double, ne sont donc pas absolument nécessaires.

Nous offrons une variété de formations et d'ateliers qui transmettent les connaissances nécessaires, de manière attrayante, pour travailler efficacement avec WINPACCS.
Les événements sont adaptés aux différents groupes d'utilisateurs afin que vous puissiez choisir les événements qui répondent à vos besoins.
En outre, nous offrons également la possibilité de réaliser des formations individuelles pour votre organisation au siège social ou dans les structures externes.
En tant que client WINPACCS, vous avez également accès à notre matériel de formation. Sur la base de programmes de formation prêts à l'emploi avec des exercices et des solutions en anglais, vous pouvez mener des cours de formation interne de manière indépendante et les adapter à vos besoins spécifique

Introduction

Nous vous soutenons lors de l'introduction et vous aidons à développer la bonne stratégie. Des conseillers compétents et expérimentés sont à vos côtés.
Le passage de la comptabilité et du décompte de projet à WINPACCS comprend généralement les éléments suivants :

  • Une consultation d'introduction dans vos locaux qui dure la plupart du temps deux jours
  • Sélection et mise en place d'un projet pilote approprié
  • Si nécessaire, connexion au système ERP ou à la comptabilité financière
  • Formation des employés

Nous sommes en contact étroit avec vous avant, pendant et après ce processus. Nos conseillers, formateurs et collaborateurs de notre assistance clientèle sont à votre disposition en tant qu'interlocuteurs pendant l'introduction et pendant toute la durée d'utilisation.

Des charges uniques sont engagées pour la consultation d'introduction et la formation des employés.

L'utilisation de WINPACCS entraîne des charges courantes sous la forme d'un droit d'utilisation mensuel selon la Liste des prix. Le montant des charges dépend de l'intensité de l'utilisation. Celles-ci sont calculées en fonction du nombre de rôles d'utilisateurs, du nombre de projets et du choix de paquets supplémentaires.

Service

WINPACCS est développé par mbi GmbH en Allemagne. Nous sommes en contact étroit avec les organisations d'aide depuis des décennies et disposons d'un savoir-faire unique en matière de développement de logiciels dans le domaine de la coopération au développement.

WINPACCS est utilisé par de nombreuses organisations connues et notre base de clients est en constante augmentation. Ce succès garantit la disponibilité à long terme des produits, le support et le développement ultérieur.

Apprenez-en plus ici sur l'histoire du développement de WINPACCS.

Si vous avez des questions concernant le contenu ou des problèmes techniques, l'équipe du support technique de WINPACCS vous aidera rapidement et facilement, également via Skype et la maintenance à distance. Nous sommes à votre disposition du lundi au vendredi, de 09h00 à 17h00 (CET ou MESZ).

La facturation est basée sur le temps et l'effort selon la liste des prix.

De plus, nous vous aidons volontiers à mettre en place votre propre équipe de support qui sera alors le premier interlocuteur de vos collaborateurs dans les projets.

Si vous voulez arrêter d'utiliser WINPACCS mais que vous avez toujours besoin d'accéder à vos données, par exemple à des fins de vérification, vous avez les deux possibilités suivantes :

  • Vous pouvez utiliser les diverses options d'exportation et ainsi enregistrer vos données en dehors de WINPACCS. Après une période de trois mois à compter de la fin de l'utilisation, les données du WINPACCS Cloud seront supprimées. Il n'y a pas d'autres charges pour l'utilisation de WINPACCS.
  • Vous pouvez utiliser l'archive du WINPACCS Cloud. Vous pouvez alors continuer à accéder à presque toutes les données pour un tarif de base moins élevé. Cependant, aucune nouvelle donnée ne peut être créée et aucune donnée existante ne peut être modifiée. Vous trouverez de plus amples informations dans le livre blanc « The Usage of the WINPACCS Cloud Archive » sur l'utilisation de l'archive de WINPACCS Cloud et dans la « Liste des prix WINPACCS Cloud Archive ».

Avez-vous trouvé des réponses à vos questions ?

N'hésitez pas à nous contacter pour toute question supplémentaire.

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