Digitale Belege
Enorme Effizienzverbesserungen und Einsparungsmöglichkeiten.
Die Integration digitaler Belege ist eine sehr wichtige Funktionalität moderner Buchhaltungssysteme.
Belege können direkt am Bildschirm angezeigt und gebucht werden. Sie stehen allen Berechtigten in der Buchhaltung und im Controlling zur Verfügung.
Im Umfeld der Entwicklungszusammenarbeit ist diese Funktionalität von besonderer Bedeutung. Hier ist die Erfassung der Belege und die spätere Weiterverarbeitung oder Prüfung oft örtlich weit voneinander getrennt.
Eine digitale Anzeige der eingescannten Belege bringt daher enorme Effizienzverbesserungen und Einsparungsmöglichkeiten:
Reduzierter Zeit- und Suchaufwand
Digitale Belege und Buchungsdaten sind sowohl in den Projekten und Büros vor Ort als auch in der Geschäftsstelle direkt verfügbar und reduzieren Zeit- und Suchaufwand.
Verringerung der Transportkosten
Belege oder Belegkopien müssen nicht mehr transportiert werden und Transportkosten werden somit verringert.
Verringerung der Reisekosten
Prüfende können die Buchhaltung in der Geschäftsstelle prüfen, wodurch sich Reisekosten reduzieren oder ganz entfallen.
Funktionen
Die Digitale Belegerfassung in WINPACCS umfasst die folgenden Funktionen.
- Vorgelagertes Scannen: Digitalisierung mit einem beliebigen Gerät oder einer Scanner-App und Buchen der Belege anhand der Scans am Bildschirm.
- Zuordnung von Digitalen Belegen bereits bei der Vorerfassung von Belegen in WINPACCS Cashbook und Weitergabe an die Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting zur Buchung.
- Nachgelagertes Scannen: Schnelle Digitalisierung großer Mengen von bereits gebuchten Papierbelegen mit einem Dokumentenscanner.
- Automatischer Upload der Belege in die WINPACCS Cloud.
- Alternativ manuelle Zuordnung von digitalen Belegen zu kleineren Mengen von Buchungen oder für Korrekturen.
- Komfortable Anzeige der Buchungsdaten in der WINPACCS Cloud zusammen mit den digitalen Belegen.
- Anzeige der digitalen Belege im Projektcontrolling in der WINPACCS Cloud.
- Download von Digitalen Belegen in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting.
- Differenzierte Rechtevergabe in WINPACCS regelt den Zugriff und die Prüfung der Digitalen Belege nach dem Vier-Augen-Prinzip.
- Protokollierung wichtiger Ereignisse bei der Verwaltung der digitalen Belege.
Mit welchen Benutzerrollen kann ich Digitale Belege nutzen?
Die Nutzung der Digitalen Belege ist mit der Benutzerrolle „Digitale Belege Bearbeiter“ möglich.
Die Benutzerrolle „Digitale Belege Prüfer“ ermöglicht die Freigabe von gescannten Belegen nach dem Vier-Augen-Prinzip.
Wie kann ich mehr erfahren?
Wenn Sie mehr über die Funktionen rund um Digitale Belege in WINPACCS erfahren möchten, finden Sie hier weitere Informationen:
- Laden Sie sich unser umfangreiches White Paper zum Thema herunter: Digitale Belege in WINPACCS
- Sprechen Sie mit einem unserer Berater oder schreiben Sie uns eine Mail.
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