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Justificatifs numériques

Des améliorations de l'efficacité et des possibilités d'économies énormes.

L'intégration de justificatifs numériques est une fonctionnalité très importante des systèmes comptables modernes.

Les justificatifs peuvent directement être affichés à l'écran et comptabilisés. Ils sont à la disposition de toutes les personnes autorisées de la comptabilité et du contrôle de projet.

Dans le contexte de la coopération au développement, cette fonctionnalité revêt une importance particulière. Dans ce cas, la saisie des justificatifs et leur traitement ou contrôle ultérieur sont souvent très éloignés l'un de l'autre en termes de localisation. 

Un affichage numérique des justificatifs scannés apporte donc d'énormes améliorations en termes d'efficacité et de possibilités d'économies :

Réduction du temps et des efforts de recherche

Les justificatifs numériques et les données de comptabilisation sont directement disponibles dans les projets et les bureaux sur place ainsi qu'au siège social, ce qui réduit le temps et les efforts de recherche

Réduction des coûts de transport

Les justificatifs ou les copies de justificatifs ne doivent plus être transportés et les coûts de transport sont ainsi réduits

Réduction des frais de voyage

Les auditeurs peuvent vérifier les comptes au siège social, ce qui réduit ou élimine les frais de déplacement

Fonctions

La saisie de justificatifs numériques dans WINPACCS comprend les fonctions suivantes :

  • Numérisation en amont: Numérisez avec n'importe quel appareil ou application de scanner et comptabilisez les justificatifs à l'écran en utilisant les scans.
  • Assignation des justificatifs numériques dès la pré-saisie des justificatifs dans WINPACCS Cashbook et transmission à la comptabilité du projet WINPACCS Accounting pour la comptabilisation.
  • Numérisation en aval : Numérisez rapidement de grands volumes de justificatifs papier déjà comptabilisés à l'aide d'un scanner de documents.
  • Upload automatique des justificatifs dans WINPACCS Cloud.
  • Il est également possible d'assigner manuellement des justificatifs numériques à de plus petites quantités d'écritures ou pour des corrections.
  • Affichage pratique des données de comptabilisation dans WINPACCS Cloud avec les justificatifs numériques.
  • Affichage des justificatifs numériques dans le contrôle de projet dans WINPACCS Cloud.
  • Téléchargement de justificatifs numériques dans la comptabilité de projet WINPACCS Accounting
  • La cession différenciée des droits dans WINPACCS régit l'accès et la vérification des justificatifs numériques selon le principe du double contrôle
  • Enregistrement des événements importants dans la gestion des justificatifs numériques

Quels rôles d'utilisateur puis-je utiliser pour les justificatifs numériques ?

L'utilisation de la fonction « Justificatifs numériques » est possible grâce au rôle d'utilisateur « Éditeur des justificatifs numériques ».

Le rôle d'utilisateur « Contrôleur des justificatifs numériques » permet de mettre en disponibilité des justificatifs scannés selon le principe du double contrôle.

Comment puis-je en savoir plus ?

Pour une connaissance approfondie sur les fonctions relatives aux justificatifs numériques dans WINPACCS, vous trouverez ici plus d'informations :

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