Projektbudgets

Projektbudgets mit WINPACCS verwalten

WINPACCS bietet eine exzellente und speziell an die Anforderungen in der Entwicklungszusammenarbeit angepasste Budgetverwaltung. Die Cloud Lösung ermöglicht eine gemeinsame Bearbeitung von Projektbudgets durch Mitarbeiter in der Geschäftsstelle und in den Projekten.

Zahlreiche Hilfsorganisationen und Consultingunternehmen verwalten seit vielen Jahren die Budgets ihrer weltweiten Projekte mit WINPACCS.

Geschätzt wird vor allem die flexible Anpassung an die Budgetstrukturen der Geber. Auch die Möglichkeit der Erstellung von Budgets in verschiedenen Währungen und die Historisierung von Budgets sind wichtige Funktionen.

Für viele Mitarbeiter aus den Finanzadministrationen von Hilfsorganisationen ist die Budgetverwaltung in WINPACCS eine nicht mehr wegzudenkende Funktionalität.

Grundlage für die finanzielle Planung und das finanzielle Controlling jedes Projektes

Projektbudgets beschreiben den finanziellen Rahmen, der für die Durchführung eines Projektes benötigt wird. Diese sind die entscheidende Grundlage für die interne Genehmigung der Projekte und auch Basis der Vertragsgestaltung mit Zuwendungsgebern.

Im Verlauf des Projektes dienen sie als Basis für die Soll/Ist Vergleiche im Projektcontrolling und sind damit die Grundlage für die finanzielle Steuerung des Projektes durch den Projektleiter.

Neben Gesamtbudgets für sämtliche Aufwände und die komplette Laufzeit des Projektes gibt es Projektbudgets, die nur Teilbereiche oder bestimmte Zeiträume des Projektes betreffen. Die Erstellung, Verwaltung und gemeinsame Bearbeitung dieser unterschiedlichen Budgets gelingt am besten mit speziell für diese Anforderung entwickelten Budgetverwaltungen.

Was muss eine Projektbudgetverwaltung in der Entwicklungszusammenarbeit können?

Eine Projektbudgetverwaltung in der Entwicklungszusammenarbeit sollte die besonderen Anforderungen des Einsatzgebietes berücksichtigen.

Projektbudgets werden häufig in den Zentralen der Hilfsorganisationen erstellt, müssen aber auch vor Ort genutzt und evtl. auch angepasst werden. Deswegen ist es sehr wichtig, dass ein gemeinsamer Zugriff auf die zentral abgelegten Budgetdaten – beispielsweise durch eine Cloud Anwendung – möglich ist.

Projektbudgets sind sehr häufig nach den von Gebern vorgegebenen Strukturen – sogenannten Budgetlinien – strukturiert. Es ergeben sich daher ganz individuelle Anforderungen an die Strukturierung der Budgets, die einfach und bedienerfreundlich umgesetzt werden sollten.

Auch bei der Währungsumrechnung ergeben sich Besonderheiten. Hier haben Zuwendungsgeber meist konkrete Vorstellungen, mit welchen Umrechnungsmethoden Buchungen in anderen Währungen in dem Projektbudget dargestellt werden sollen.

Funktionen

  • Budgets basierend auf Geber-Budgetlinien für die spätere Kostenzuordnung und Soll-Ist-Auswertungen im Controlling.
  • Budgets auf Kostenartengruppen.
  • Budgets für Kosten aus mehreren Journalen eines Projekts (z. B. für Kosten in unterschiedlichen Währungen).
  • Mengenbudgets: Neben monetären Budgets können auch Mengenbudgets verwaltet werden.
  • Entwurfsmodus: Erstellung und Bearbeitung im gesonderten Modus mit Freigabefunktion.
  • Vertrauliche Budgets: Einsicht in sensible Daten nur für ausgewählte Benutzer.
  • Budgets basierend auf Kostenarten des Hauptkontenrahmens oder des Projektkontenrahmens.
  • Budgets für bestimmte Zeiträume (einzelne Monate, bestimmtes Jahr, gesamte Projektlaufzeit).
  • Budgeterstellung in einer Fremdwährung, Ihrer Hauswährung oder der Abrechnungswährung eines Gebers.
  • Kopierfunktion: Einfach und schnell ähnliche Budgets erstellen und anpassen.
  • Historisierung: Änderungen sind im zeitlichen Verlauf nachvollziehbar und vergleichbar.

Die WINPACCS Budgetverwaltung ist für uns bereits in der Planungsphase eines Projektes ein ideales Tool, da die Bestimmungen der institutionellen Geber immer komplexer werden. So können wir jetzt schon in der Planungsphase die späteren Anforderungen berücksichtigen, um später alle Berichte einfach, schnell und transparent zu erstellen. Bei notwendigen Anpassungen des Budgets, der Laufzeit oder auch des Finanzierungsgebers werden die Änderungen online eingearbeitet und alle beteiligten Personen sind sofort informiert.

Timo Stegelmann

stellv. Geschäftsführer, Help e.V.

Mit welchen Benutzerrollen kann ich die Projektbudgets nutzen?

Die Nutzung der Projektbudgets ist mit der Benutzerrolle „Projektcontroller“ möglich.

Wie kann ich mehr erfahren?

Wenn Sie mehr über die WINPACCS Projektbudgets erfahren möchten, können Sie die folgenden Möglichkeiten nutzen: