Presupuestos de proyecto
Administrar presupuestos de proyecto con WINPACCS
WINPACCS ofrece una excelente administración de presupuestos especialmente adaptada a los requerimientos propios de la cooperación al desarrollo. La solución en la nube (cloud) permite que colaboradores en la oficina central y en los proyectos puedan tratar conjuntamente presupuestos del proyecto.
Numerosas organizaciones humanitarias y empresas de consultoría administran desde hace muchos años sus proyectos internacionales con WINPACCS.
Una de sus características más valoradas es la adaptación flexible a las estructuras de presupuesto de los donantes. Otras funciones importantes son la elaboración de presupuestos en diferentes monedas y la historización de presupuestos.
Para muchos colaboradores de las administraciones financieras de organizaciones humanitarias, la administración de presupuestos en WINPACCS se ha convertido ya en una funcionalidad imprescindible.
Base para la planificación financiera y el controlling financiero de todo proyecto
Los presupuestos de proyecto describen el marco financiero necesario para la ejecución de un proyecto. Constituyen la base determinante para la aprobación interna de los proyectos y también para el diseño del contrato con donantes de fondos.
En el transcurso del proyecto, sirven de base para las comparaciones de valores teóricos/reales en el control de proyecto y permiten así que el director del proyecto pueda ejercer un control financiero del proyecto.
Aparte del presupuesto total para todos los gastos y la duración completa del proyecto, existen también presupuestos de proyecto que solo afectan a áreas parciales o periodos concretos del proyecto. La mejor manera de elaborar, administrar y tratar conjuntamente esos presupuestos diferentes es con sistemas de administración de presupuestos especialmente desarrollados para ese requerimiento.
¿De qué debe ser capaz una administración de presupuestos de proyecto en la cooperación al desarrollo?
Una administración de presupuestos de proyecto en la cooperación al desarrollo debe tener en cuenta los requerimientos especiales del campo de aplicación.
Los presupuestos de proyecto a menudo se elaboran en las oficinas centrales de la organización humanitaria, pero también se deben poder utilizar y, en su caso, adaptar in situ. Por eso es muy importante que exista un acceso compartido a los datos presupuestarios almacenados de forma centralizada, por ejemplo, a través de una aplicación en la nube.
Muy frecuentemente, los presupuestos de proyecto están estructurados conforme a estructuras predefinidas por los donantes: las llamadas líneas de presupuesto. Es decir, la estructuración del presupuesto plantea exigencias completamente individuales que se deben implementar de un modo sencillo y fácil de usar.
También en la conversión de moneda se dan algunas particularidades. Los donantes de fondos suelen tener aquí una idea muy concreta sobre qué métodos de conversión se deben aplicar para representar contabilizaciones en otras monedas en el presupuesto del proyecto.
Funciones
- Presupuestos basados en clases de costos del marco de cuentas principal o del marco de cuentas del proyecto.
- Presupuestos para determinados periodos (determinados meses, un año concreto, toda la duración del proyecto).
- Elaboración de presupuestos en una moneda extranjera, su moneda doméstica o la moneda de liquidación del donante.
- Función de copia: elaborar y adaptar de un modo rápido y sencillo presupuestos similares.
- Historización: posibilidad de contrastar y comparar cambios a lo largo del tiempo.
- Presupuestos basados en líneas de presupuesto de donantes para la posterior asignación de costos y evaluaciones de valores teóricos/reales en el Controlling.
- Presupuestos basados en grupos de clases de costos.
- Presupuestos para costos de varios diarios de un proyecto (p. ej., para costos en diferentes monedas).
- Presupuestos de cantidades: además de presupuestos monetarios, también pueden administrarse presupuestos de cantidades.
- Modo de borrador: elaboración y tratamiento en modo aparte con función de autorización.
- Presupuestos confidenciales: acceso a datos sensibles solo para usuarios escogidos.
Debido a la complejidad cada vez mayor de las normativas de los donantes institucionales, la administración de presupuestos en WINPACCS es para nosotros una herramienta ideal ya en la fase de planificación de un proyecto. Ahora podemos tener en cuenta ya en la fase de planificación los requerimientos posteriores, lo que más adelante nos permite elaborar todos los informes de un modo sencillo, rápido y transparente. Si es necesario adaptar el presupuesto, la duración o al donante de la financiación, los cambios se realizan en línea y todas las personas afectadas son informadas de inmediato.
Timo Stegelmann
Director general adjunto, Help e.V.
¿Con qué roles de usuario puedo utilizar los presupuestos de proyecto?
La función "presupuestos de proyecto" se puede utilizar con el rol de usuario "Controlador de proyecto".
¿Cómo puedo obtener más información?
Si desea saber más sobre los presupuestos de proyecto en WINPACCS, tiene a su disposición las siguientes opciones:
- Visítenos en nuestra próxima Jornada informativa WINPACCS.
- Póngase en contacto con uno de nuestros asesores y formúlele sus preguntas.
- Participe en nuestro curso de capacitación WINPACCS for Project controllers (Nota: sólo disponible en alemán e inglés).
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Nuestro equipo estará encantado de ayudarle con cualquier pregunta sobre WINPACCS.
