Budgets de projet
Gérer les budgets de projet avec WINPACCS
WINPACCS offre un excellent gestionnaire de budget spécialement adapté aux exigences de la coopération au développement. La solution de Cloud permet le traitement conjoint des budgets de projet par les employés au siège social et dans les projets.
De nombreuses organisations d'aide humanitaire et sociétés de conseil gèrent depuis de nombreuses années les budgets de leurs projets mondiaux avec WINPACCS.
L'ajustement flexible aux structures de budget des bailleurs de fonds est particulièrement apprécié. La possibilité de créer des budgets dans différentes monnaies et lla journalisation des budgets sont également des fonctions importantes.
Pour de nombreuses personnes travaillant dans l'administration financière des organisations d'aide humanitaire, la gestion de budget dans WINPACCS est une fonctionnalité indispensable.
Base de la planification financière et du contrôle financier de tous les projets
Les budgets de projet décrivent le cadre financier qui est nécessaire pour la mise en œuvre d’un projet. Ceux-ci sont la base déterminante pour l’approbation interne des projets et la base de la conception des contrats avec les bailleurs de fonds.
Au cours de la mise en œuvre du projet, ils servent de base pour l’analyse des écarts dans le contrôle de projet ainsi que pour le pilotage du projet par le responsable du projet.
À part les budgets totaux pour l’ensemble des dépenses et la durée complète du projet, il existe des budgets de projet, qui ne couvrent que des parties ou des périodes temporelles du projet. La création, l’administration et le traitement conjoint de ces budgets différents réussissent le mieux avec des gestionnaires de budget développés spécialement pour ces exigences.
Un gestionnaire de budget de projet – de quoi doit-il être capable ?
Un gestionnaire de budget de projet pour la coopération au développement devrait respecter les revendications spécifiques du champ d’intervention.
Les budgets de projet sont établis souvent au siège social des organisations d’aide internationale, mais doivent par contre être utilisés et éventuellement adaptés sur le site. Voilà la raison pour laquelle un accès commun aux données de budget sauvegardées centralement – par exemple via une application Cloud – est primordial.
Les budgets de projet sont très souvent structurés d’après les structures réquisitionnées par les bailleurs de fonds – appelées lignes budgétaires. Ceci implique des revendications très individuelles posées aux structurations des budgets, qui devraient être mises en pratique de manière simple et confortable à manier.
Aussi au niveau de la conversion des monnaies se posent des irrégularités. A ce niveau, les bailleurs de fonds ont souvent des opinions spécifiques concernant les méthodes de conversion avec lesquelles des écritures d’autres monnaies doivent être représentées dans le budget de projet.
Fonctions
- budgets basés sur catégories de charges du cadre comptable principal ou du cadre comptable de projet ;
- budgets pour périodes temporelles spécifiques (mois spécifiques, année spécifique, durée totale du projet) ;
- création de budget basé sur monnaie étrangère, votre monnaie d’entreprise ou la monnaie de facturation d’un bailleur de fonds ;
- fonction de copiage : établir et adapter des budgets similaires de manière rapide et simple ;
- historique : modifications peuvent être comprises et comparées dans leur développement temporel ;
- budgets basés sur des lignes budgétaires de bailleurs de fonds pour l’assignation de frais ultérieure et le calcul des écarts au contrôle ;
- budgets basés sur groupes de catégories de charges ;
- budgets pour frais provenant de différents journaux d’un même projet (p. ex. pour frais de monnaies différentes) ;
- budgets de quantités : à part les budgets monétaires, des budgets de quantités peuvent être gérés ;
- mode d’ébauche : établissement et traitement sous le mode spécifique avec fonction de mise en disponibilité ;
- budgets confidentiels : accès à des données sensibles exclusivement à des utilisateurs sélectionnés.
Le gestionnaire de budget WINPACCS constitue déjà dès la phase de planification d’un projet un outil idéal face aux stipulations des bailleurs de fonds, qui ne cessent de devenir de plus en plus complexes. Ainsi, nous pouvons déjà respecter les stipulations postérieures depuis la phase de planification afin de pouvoir générer ultérieurement tous les rapports de façon simple, rapide et transparente. Lors d’ajustements nécessaires des budgets, de la durée ou du bailleur de fonds, les changements seront intégrés en ligne et toutes les personnes concernées seront informées immédiatement.
Timo Stegelmann
Directeur général adjoint, Help e.V.
Avec quels rôles d’utilisateurs puis-je utiliser les budgets de projet ?
L’utilisation des budgets de projet est possible avec le rôle d’utilisateur « Contrôleur de projet ».
Comment puis-je en savoir plus des budgets de projet ?
Si vous désirez avoir plus d’informations sur les budgets de projet WINPACCS, vous avez les possibilités suivantes :
- visitez notre prochaine Journée d'information ;
- contactez un de nos conseillers et posez lui vos questions ;
- participez à un séminaire de formation « WINPACCS pour Contrôleurs de projet ».
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