Dokumentenverwaltung

Alle Dokumente an einem zentralen Ort verwalten – Mit der Dokumentenverwaltung behalten Sie den Überblick.

Mit einer Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente und den umfangreichen Möglichkeiten der Filterfunktionen, Sortierungen und Gruppierungen, bietet die Dokumentenverwaltung Nutzern die Möglichkeit, die Verwaltung der Dokumente individuell und gut strukturiert zu gestalten. Ob sie die Dokumente direkt in der WINPACCS Cloud hochladen oder Dokumente aus externen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) dort verlinken, können die Benutzer selbst entscheiden. Die Dokumentenverwaltung kann den eigenen Anforderungen angepasst werden.

Alle Dokumente auf einen Blick

Ein schneller Zugriff auf alle benötigten Dokumente in gut strukturierter Form ist heute unerlässlich. Mit der Dokumentenverwaltung greift WINPACCS diese Anforderungen auf und ermöglicht Nutzern in der WINPACCS Cloud Dokumente aus externen Quellen abzulegen oder sie direkt in der Anwendung hochzuladen. Die benötigten Dokumente liegen somit an einem zentralen Ort ab und können außerdem nach den eigenen Bedürfnissen gefiltert, sortiert und gruppiert werden. Neben der Dokumentenverwaltung als zentralem Ort zum Hochladen von Dokumenten, können diese auch direkt bei den Daten abgelegt werden, auf die sie sich beziehen, wie beispielsweise in den Projektstammdaten, bei Gebern, Partnern, Bankverbindungen usw. Die dort hochgeladenen Dokumente werden auch in der Dokumentenverwaltung angezeigt.

Was muss eine Dokumentenverwaltung in der Entwicklungszusammenarbeit leisten?

  • Einen Zugriff auf alle benötigten Dokumente an einem zentralen Ort.
  • Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Daten von Projekten.
  • Die Möglichkeit der Verknüpfung externer Dokumente.
  • Dokumente nach den eigenen Bedürfnissen filtern, sortieren und gruppieren.

Funktionen der WINPACCS Dokumentenverwaltung

  • Eine Übersicht aller benötigten Dokumente an einem zentralen Ort.
  • Einer Vielzahl von Daten in WINPACCS können Dokumente zugeordnet werden, z. B. Partner- oder Geberverträge, Projektunterlagen bei den Stammdaten, Bankdokumente bei Bankverbindungen oder Bankbüchern, Dokumente zu Finanzierungen oder Budgets, Übersichten zur Projektplanung und Vieles mehr.
  • Dokumente können direkt hochgeladen oder aus externen Systemen verknüpft werden.
  • Ein Dokument kann verschiedenen Daten gleichzeitig zugeordnet werden (mehrfach genutzt werden).
  • Dokumente können den eigenen Anforderungen entsprechend gefiltert, sortiert und gruppiert werden.
  • Eigenschaften der Dokumente können einfach bearbeitet werden und Schlagwörter erfasst werden.
  • Welche Eigenschaften anzugeben sind kann von jeder Organisation individuell vorgegeben werden.

Mit welchen Benutzerrollen kann ich die Dokumentenverwaltung nutzen?

In der Übersicht der Dokumentenverwaltung werden den Nutzern alle Dokumente angezeigt, die in Bereichen abgelegt oder verlinkt sind, für die sie eine Berechtigung haben. Um Dokumente an anderen Stellen bei bestimmten Daten hochzuladen oder einzusehen, muss ein Benutzer lediglich berechtigt sein, den jeweiligen Bereich zu nutzen.
Um die Dokumentenverwaltung den eigenen Anforderungen anzupassen, wird die Rolle „Organisationsadministrator“ benötigt.

Wie kann ich mehr erfahren?

Wenn Sie mehr über die WINPACCS Dokumentenverwaltung erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen die folgenden Möglichkeiten:

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