Administración de documentos
Administrar todos los documentos en un lugar central – Todo bajo control con la administración de documentos.
Con el resumen de todos los documentos cargados y las múltiples posibilidades de filtrado, clasificación y agrupación, la administración de documentos ofrece a los usuarios la posibilidad de configurar la administración de los documentos de manera individual y de un modo bien estructurado. Los usuarios pueden decidir si cargan los documentos directamente en WINPACCS Cloud o si enlazan allí documentos procedentes de sistemas externos de gestión de documentos (DMS). La administración de documentos se puede adaptar a los propios requerimientos.
Todos los documentos de un vistazo
Hoy en día es imprescindible un acceso rápido y bien estructurado a todos los documentos necesarios. WINPACCS atiende esa necesidad con la administración de documentos y permite a los usuarios en la nube WINPACCS Cloud depositar documentos de fuentes externas o cargarlos directamente en la aplicación. Los documentos necesarios están así disponibles en un lugar central, donde además se pueden filtrar, clasificar y agrupar según las propias necesidades. Aparte de la administración de documentos como lugar central para cargar documentos, estos se pueden guardar también directamente junto a los datos a los que se refieren como, por ejemplo, junto a los datos básicos del proyecto, los donantes, registros bancarios, etc. Los documentos allí cargados se muestran también en la administración de documentos.
¿De qué debe ser capaz una administración de documentos en la cooperación al desarrollo?
- Un acceso a todos los documentos necesarios en un lugar central.
- Asignación de documentos a determinados datos de proyectos.
- La posibilidad de vincular documentos externos.
- Filtrar, clasificar y agrupar documentos según las propias necesidades.
Funciones de la administración de documentos en WINPACCS
- Un resumen de todos los documentos necesarios en un lugar central.
- A un gran número de datos en WINPACCS se pueden asignar documentos, p. ej., contratos con socios o donantes, documentos de proyecto en los datos básicos, documentos bancarios en los registros bancarios, documentos sobre financiaciones o presupuestos, resúmenes sobre la planificación del proyecto y mucho más.
- Se pueden cargar documentos directamente o vincularlos desde sistemas externos.
- Un documento puede ser asignado a diferentes datos al mismo tiempo (uso múltiple).
- Los documentos se pueden filtrar, clasificar y agrupar de acuerdo con los propios requerimientos.
- Las propiedades de los documentos se editan fácilmente y se pueden registrar palabras clave.
- Cada organización puede establecer individualmente qué propiedades desea que se indiquen.
¿Con qué roles de usuario puedo utilizar la administración de documentos?
En el resumen de la administración de documentos se muestran al usuario todos los documentos almacenados o enlazados en áreas para las que tenga una autorización. Para cargar o ver documentos relativos a ciertos datos en otras áreas, el usuario únicamente debe tener el derecho para utilizar dicha área.
Para adaptar la administración de documentos a las propias necesidades se necesita el rol "Administrador de la organización".
¿Cómo puedo obtener más información?
Si desea saber más sobre la administración de documentos en WINPACCS, tiene a su disposición las siguientes opciones:
- Nuestro Libro Blanco New features in WINPACCS Cloud 2019.03 (Nota: sólo disponible en alemán e inglés) describe la administración de documentos.
- Póngase en contacto con uno de nuestros asesores y formúlele sus preguntas.
- Visítenos en nuestra próxima Jornada informativa.
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Nuestro equipo estará encantado de ayudarle con cualquier pregunta sobre WINPACCS.
