Gestion de documents
Gérez tous vos documents dans un endroit central – la gestion de documents vous permet de garder le contrôle.
Avec un aperçu de tous les documents chargés et les possibilités étendues des fonctions de filtrage, de tri et de regroupement, la gestion de documents offre aux utilisateurs la possibilité de concevoir la gestion des documents de manière individuelle et bien structurée. Les utilisateurs peuvent décider s'ils veulent charger les documents directement dans WINPACCS Cloud ou y lier des documents à partir de systèmes de gestion de documents externes (DMS). La gestion de documents peut être adapté à vos propres besoins.
Tous les documents en un coup d'œil
Un accès rapide à tous les documents nécessaires sous une forme bien structurée est aujourd'hui essentiel. Avec la gestion de documents, WINPACCS répond à ces exigences et permet aux utilisateurs de stocker dans WINPACCS Cloud des documents provenant de sources externes ou de les charger directement dans l'application. Les documents nécessaires sont ainsi sauvegardés dans un emplacement central et peuvent également être filtrés, triés et regroupés en fonction des besoins individuels. Outre la gestion de documents en tant qu'emplacement central pour le chargement de documents, ceux-ci peuvent également être enregistrés directement avec les données auxquelles ils se réfèrent, telles que les données de base du projet, les bailleurs de fonds, les partenaires, les coordonnées bancaires, etc. Les documents qui y sont chargés sont également affichés dans la gestion de documents.
Qu'est-ce que une gestion de documents doit accomplir dans le domaine de la coopération au développement ?
Accès à tous les documents nécessaires en un seul endroit central.
Assignation de documents à des données de projet spécifiques.
La possibilité de lier des documents externes.
Filtrer, trier et regrouper les documents selon les besoins individuels.
Fonctions de la gestion de documents WINPACCS
- Une vue d'ensemble de tous les documents requis en un seul endroit central.
- Les documents peuvent être assignés à une multitude de données dans WINPACCS, par exemple à des contrats de partenaire ou de bailleur de fonds, des documents de projet dans les données de base, des documents bancaires dans les coordonnées bancaires ou livres de banque, des documents relatifs aux financements ou aux budgets, à des aperçus pour la planification de projet et bien plus encore.
- Les documents peuvent être chargés directement ou liés à partir de systèmes externes.
- Un document peut être assigné simultanément à différentes données (peut être utilisé plusieurs fois).
- Les documents peuvent être filtrés, triés et regroupés en fonction des besoins individuels.
- Les propriétés des documents peuvent être facilement éditées et des mots-clés saisis.
- Les propriétés devant être renseignées peuvent être spécifiées individuellement par chaque organisation.
Avec quels rôles d’utilisateurs puis-je utiliser la gestion de documents ?
Dans l'aperçu de la gestion de documents, les utilisateurs voient tous les documents sauvegardés ou liés dans les domaines pour lesquels ils disposent d'un droit. Pour charger ou consulter des documents à d'autres endroits pour certaines données, un utilisateur doit seulement être autorisé à utiliser le domaine correspondant.
Pour adapter la gestion de documents aux besoins individuels, il faut avoir le rôle « Administrateur d'organisation »
Comment puis-je en savoir plus ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de documents WINPACCS, nous vous recommandons les possibilités suivantes :
- Contactez l'un de nos consultants et posez-lui vos questions.
- Participez à notre prochaine réunion d'information en ligne.
Des questions sur nos produits?
Veuillez contacter notre équipe pour toute question sur WINPACCS.
Appelez-nous.
Nous sommes disponibles du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00.
+49 (0) 6441 7809-0
