Nutzerzentriertheit: Seit Beginn das Leitprinzip für WINPACCS
Sophia Groß: Martin, du begleitest WINPACCS seit vielen Jahren und kennst WINPACCS auch noch bevor es eine Standardsoftware für die Entwicklungszusammenarbeit war. Wie wichtig war die Einbindung von Kunden in die Entwicklung der Software von Anfang an?
Martin Bork: Sehr wichtig. Schon in den frühen Jahren gab es immer Personen, die großen Wert darauf gelegt haben, dass WINPACCS für die Anwender gut nutzbar ist. Nutzerorientierung war immer ein Leitprinzip, lange bevor der Begriff „Customer‑Driven Software“ überhaupt existierte.
Sophia Groß: WINPACCS hat sich über Jahrzehnte stark weiterentwickelt. Früher war es eine reine GIZ‑Anwendung. Wie sah die Kundenbeteiligung damals aus?
Martin Bork: WINPACCS wurde 1987 bei der GIZ als Projektbuchhaltungssystem entwickelt. Verantwortlich war damals Günther Herrmann aus der IT‑Abteilung, der viele Jahre lang die Weiterentwicklung geprägt hat. Er und das Team aus der Projektbuchhaltung waren sehr motiviert, eine benutzerfreundliche Lösung zu schaffen, und haben die Anwender weltweit mit den damals verfügbaren Möglichkeiten intensiv einbezogen.
Sophia Groß: 1992 hast du dich selbstständig gemacht, später die mbi GmbH gegründet und mbi war von Beginn an eng in die inhaltliche und technische Weiterentwicklung von WINPACCS eingebunden. Wie lief die Zusammenarbeit mit den Nutzern in dieser Zeit?
Martin Bork: Der Austausch mit Anwendern war immer entscheidend. Ein wichtiger Kanal waren die Trainings und Schulungen, die damals in der Zentrale in Eschborn oder aber auch vor Ort in den Partnerländern durchgeführt wurden. Hierdurch haben wir immer direkt gesehen, wo es Verbesserungsbedarf gibt. Dieses Feedback floss systematisch in die Weiterentwicklung von WINPACCS ein.
Sophia Groß: Und ab 2002, als mbi WINPACCS vollständig übernommen hat?
Martin Bork: Da wurde es noch wichtiger. Die Zahl der Kunden wuchs, und wir haben ihre Anforderungen systematisch gesammelt. Unsere WINPACCS‑Symposien und Kundentage waren zentrale Plattformen für den Austausch. Dieser Dialog hat WINPACCS maßgeblich geprägt.
Das Key User Konzept: Unsere Kunden kennen die Herausforderungen der EZ besser, daher binden wir sie ganz eng und von Anfang in den Entwicklungsprozess von WINPACCS mit ein
Sophia Groß: Heute hat WINPACCS über 35 Kunden und mehrere Tausend Nutzer weltweit. Die Funktionen sind umfangreicher geworden. Aber die Anwendung ist im Laufe der Zeit so stark in der Breite gewachsen, dass es fast unmöglich geworden ist, als einzelner Nutzer alle Bereiche in WINPACCS zu durchdringen. Was hat sich verändert?
Martin Bork: Zum einen sind die Anforderungen unserer Kunden deutlich komplexer geworden und damit auch die Anwendung selbst. Heute gibt es in vielen Organisationen Anwender, die als Experten für einzelne WINPACCS-Funktionen fungieren. Dieses Wissen nutzen wir gezielt, indem wir diese Nutzer aktiv in den Entwicklungsprozess einbinden. Es ist fast nicht mehr realistisch, dass eine einzelne Person alle Funktionen im Detail kennt. Umso wichtiger sind für uns die Rückmeldungen von Anwendern, die in einzelnen Bereichen Expertenwissen mitbringen.
Sophia Groß: Deshalb habt ihr das Key‑User‑Konzept eingeführt. Was genau bedeutet das?
Martin Bork: Organisationen können für verschiedene Themenbereiche, also konkrete WINPACCS‑Funktionen, Key User benennen. Das sind Anwender, die in ihrem Bereich besonders erfahren sind und genau das oben beschriebene Expertenwissen besitzen. Sie werden gezielt in unseren Entwicklungsprozess eingebunden.
Sophia Groß: Und wie funktioniert das praktisch?
Martin Bork: In WINPACCS gibt es in den Organisationseinstellungen einen eigenen Bereich „Key User“. Dort können unsere Kunden für jedes Thema einen oder mehrere Key User hinterlegen. Diese Informationen nutzen wir, um die richtigen Personen zum passenden Zeitpunkt in unserem agilen Softwareprozess einzubeziehen.
Sophia Groß: Kannst du erklären, was agil konkret in diesem Kontext bedeutet?
Martin Bork: Agil bedeutet, dass wir in regelmäßigen Arbeitszyklen, sogenannten Sprints, Schritt für Schritt an den einzelnen Erweiterungen arbeiten und so ideal auf das Feedback unserer Kunden reagieren können.
Sophia Groß: Und ihr bindet die Kunden mittels der Key User in den agilen Prozess mit ein?
Martin Bork: Genau. Wir laden die Key User zu unseren Online‑Veranstaltungen, den Key User Meetings, ein, um bereits zu Beginn eines neuen Features ihre Anforderungen aufzunehmen und gemeinsam zu diskutieren. In späteren Phasen stellen wir unsere Konzepte vor und zeigen am Ende auch die nahezu fertige Umsetzung. Bei all diesen Schritten erhalten wir äußerst wertvolles Feedback, das wir direkt einbeziehen.
Sophia Groß: Gibt es ein aktuelles Beispiel, an dem man gut sehen kann, wie dieses neue Vorgehen funktioniert?
Martin Bork: Ja, ein sehr gutes Beispiel ist die neue Finanzbuchhaltung für Niederlassungen. Diese Funktion entsteht gerade in enger Zusammenarbeit mit mehreren Key Usern unserer Kunden. Damit können unsere Kunden in Zukunft in ihren Niederlassungen Jahresabschlüsse nach den lokalen Anforderungen der Projektländer erstellen. Demnächst haben wir wieder ein Key User Meeting dazu, bei dem wir den aktuellen Entwicklungsstand der Finanzbuchhaltung für Niederlassungen präsentieren und die nächsten Entwicklungsschritte besprechen.
Unsere Mission bei WINPACCS: Organisationen in der Entwicklungszusammenarbeit stärken, damit sie sich ungehindert auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Sophia Groß: Zum Schluss würde mich noch interessieren: Was motiviert dich persönlich, die Key User Meetings zu veranstalten und diesen engen Austausch mit unseren Kunden zu pflegen?
Martin Bork: Für mich ist das ein ganz zentraler Teil unserer Mission. WINPACCS soll Organisationen in der Entwicklungszusammenarbeit ein Softwaresystem bieten, das wirklich zu ihren Anforderungen passt. Das gelingt nur, wenn wir kontinuierlich zuhören und die Menschen einbeziehen, die täglich mit WINPACCS arbeiten. Die Key User Meetings sind dafür ideal: Wir erhalten wertvolle Einblicke, verstehen Herausforderungen unserer Kunden besser und entwickeln unsere Lösungen gemeinsam weiter.
Denn unsere Mission geht über tolle Features hinaus: WINPACCS bietet eine zuverlässige, leistungsstarke Software und einen Service, die unsere Kunden in ihrer wichtigen Arbeit stärken und sie spürbar entlasten. Damit sie sich unbesorgt auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: ihre Arbeit für Menschen in Not. Genau das zeichnet WINPACCS aus. Es ist eine Lösung, die aus den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer entstanden ist und gemeinsam mit Ihnen für Ihren Erfolg weitergestaltet wird.
