Enfoque centrado en el usuario: desde el inicio, el principio rector de WINPACCS

Sophia Groß: Martin, llevas muchos años acompañando a WINPACCS y lo conoces incluso antes de que fuera un software estándar para la cooperación al desarrollo. ¿Qué importancia tuvo la participación de los clientes en el desarrollo del software desde el principio?

Martin Bork: Fue muy importante. Ya en los primeros años hubo personas que daban gran valor a que WINPACCS fuera fácil de usar para los usuarios. La orientación al usuario siempre fue un principio rector, mucho antes de que existiera el término «software impulsado por el cliente».

Sophia Groß: WINPACCS ha evolucionado considerablemente a lo largo de las décadas. Antes era una aplicación utilizada exclusivamente por la GIZ. ¿Cómo era la participación de los usuarios en aquel entonces?

Martin Bork: WINPACCS se desarrolló en 1987 en la GIZ como un sistema de contabilidad de proyectos. El responsable era Günther Herrmann, del departamento de TI, quien influyó durante muchos años en su evolución. Él y el equipo de contabilidad de proyectos estaban muy motivados por crear una solución fácil de usar e involucraron intensamente a los usuarios de todo el mundo con los medios disponibles en aquella época.

Sophia Groß: En 1992 te independizaste, más tarde fundaste mbi GmbH, y desde el principio mbi estuvo estrechamente involucrada en el desarrollo técnico y funcional de WINPACCS. ¿Cómo era la colaboración con los usuarios en ese periodo?

Martin Bork: El intercambio con los usuarios siempre fue decisivo. Un canal importante eran las formaciones, que se realizaban en la sede de Eschborn o directamente en los países socios. Esto nos permitía ver de inmediato dónde había necesidad de mejoras. Ese feedback se integraba sistemáticamente en el desarrollo de WINPACCS.

Sophia Groß: ¿Y a partir de 2002, cuando mbi asumió completamente WINPACCS?

Martin Bork: Entonces se volvió aún más importante. El número de clientes creció y empezamos a recopilar sus requisitos de forma sistemática. Nuestros simposios y los Días del cliente de WINPACCS fueron plataformas esenciales para este intercambio. Este diálogo ha marcado profundamente a WINPACCS.

El concepto de Key User: nuestros clientes conocen mejor los retos de la cooperación al desarrollo, por eso los integramos estrechamente y desde el principio en el proceso de desarrollo

Sophia Groß: Hoy WINPACCS tiene más de 35 clientes y varios miles de usuarios en todo el mundo. Las funciones se han ampliado considerablemente. La aplicación ha crecido tanto que casi es imposible que un solo usuario domine todas las áreas. ¿Qué ha cambiado?

Martin Bork: Por un lado, los requisitos de nuestros clientes se han vuelto mucho más complejos, y con ello también la aplicación. En muchas organizaciones hay usuarios que actúan como expertos en funciones específicas de WINPACCS. Aprovechamos este conocimiento integrándolos activamente en el proceso de desarrollo. Ya no es realista que una sola persona conozca todas las funciones en detalle. Por eso, los comentarios de los usuarios expertos son tan importantes para nosotros.

Sophia Groß: Por eso introdujisteis el concepto de Key User. ¿Qué significa exactamente?

Martin Bork: Las organizaciones pueden designar Key Users para diferentes áreas temáticas, es decir, para funciones concretas de WINPACCS. Son usuarios con mucha experiencia y el conocimiento experto que mencionábamos. Se integran de forma específica en nuestro proceso de desarrollo.

Sophia Groß: ¿Y cómo funciona esto en la práctica?

Martin Bork: En WINPACCS existe una sección específica llamada «Key User» dentro de los ajustes de la organización. Allí los clientes pueden registrar uno o varios Key Users para cada tema. Utilizamos esta información para involucrar a las personas adecuadas en el momento oportuno dentro de nuestro proceso ágil de desarrollo.

Sophia Groß: ¿Puedes explicar qué significa “ágil” en este contexto?

Martin Bork: Ágil significa que trabajamos en ciclos regulares, llamados sprints, en los que desarrollamos paso a paso las nuevas funcionalidades. Esto nos permite reaccionar de manera óptima al feedback de nuestros clientes.

Sophia Groß: ¿Y los clientes participan en este proceso ágil a través de los Key Users?

Martin Bork: Exactamente. Invitamos a los Key Users a nuestras reuniones en línea, los Key User Meetings, para recoger sus requisitos desde el inicio de una nueva funcionalidad y discutirlos conjuntamente. En fases posteriores presentamos nuestros conceptos y, al final, la implementación casi finalizada. En todas estas etapas recibimos comentarios muy valiosos que integramos directamente.

Sophia Groß: ¿Hay algún ejemplo reciente que muestre bien cómo funciona este enfoque?

Martin Bork: Sí, un ejemplo excelente es la nueva contabilidad financiera para las oficinas locales. Esta funcionalidad se está desarrollando actualmente en estrecha colaboración con varios Key Users. Permitirá a nuestros clientes elaborar estados financieros anuales conforme a los requisitos locales de los países de proyecto. Pronto tendremos otra reunión de Key Users para presentar el estado actual del desarrollo y discutir los próximos pasos.

Nuestra misión en WINPACCS: fortalecer a las organizaciones de la cooperación al desarrollo para que puedan concentrarse plenamente en sus tareas esenciales

Sophia Groß: Para terminar, me gustaría saber: ¿qué te motiva personalmente a organizar los Key User Meetings y mantener este intercambio tan estrecho con nuestros clientes?

Martin Bork: Para mí, es una parte central de nuestra misión. WINPACCS debe ofrecer a las organizaciones de la cooperación al desarrollo un sistema de software que realmente se adapte a sus necesidades. Esto solo es posible si escuchamos continuamente e involucramos a las personas que trabajan con WINPACCS cada día. Los Key User Meetings son ideales para ello: obtenemos información valiosa, comprendemos mejor los retos de nuestros clientes y desarrollamos nuestras soluciones conjuntamente.

Nuestra misión va más allá de las funcionalidades: WINPACCS ofrece un software fiable y potente, así como un servicio que apoya y alivia a nuestros clientes en su trabajo esencial. Para que puedan concentrarse en lo que realmente importa: ayudar a las personas necesitadas. Eso es lo que distingue a WINPACCS: una solución nacida de las necesidades de sus usuarios y desarrollada junto a ellos para su éxito.