Une approche centrée sur l’utilisateur : depuis le début, le principe directeur de WINPACCS

Sophia Groß : Martin, tu accompagnes WINPACCS depuis de nombreuses années et tu connais le logiciel bien avant qu’il ne devienne une solution standard pour la coopération au développement. Quelle importance avait l’implication des clients dans le développement du logiciel dès le départ ?

Martin Bork : Elle était essentielle. Dès les premières années, certaines personnes accordaient une grande importance à ce que WINPACCS soit facile à utiliser pour les utilisateurs. L’orientation utilisateur a toujours été un principe directeur, bien avant que le terme « Customer Driven Software » n’existe.

Sophia Groß : WINPACCS a beaucoup évolué au fil des décennies. Autrefois, il s’agissait d’une application exclusivement utilisée par la GIZ. Comment la participation des utilisateurs se déroulait-elle à cette époque ?

Martin Bork : WINPACCS a été développé en 1987 à la GIZ comme système de comptabilité de projet. La responsabilité incombait alors à Günther Herrmann du service informatique, qui a fortement influencé son évolution pendant de nombreuses années. Lui et l’équipe de la comptabilité de projet étaient très motivés pour créer une solution conviviale et ont impliqué intensivement les utilisateurs du monde entier avec les moyens disponibles à l’époque.

Sophia Groß : En 1992, tu t’es mis à ton compte, puis tu as fondé mbi GmbH. Dès le début, mbi a été étroitement impliqué dans l’évolution technique et fonctionnelle de WINPACCS. Comment se déroulait la collaboration avec les utilisateurs à ce moment-là ?

Martin Bork : L’échange avec les utilisateurs a toujours été déterminant. Un canal important était les formations, organisées soit au siège à Eschborn, soit directement dans les pays partenaires. Cela nous permettait d’identifier immédiatement les besoins d’amélioration. Ce retour d’expérience était systématiquement intégré dans le développement de WINPACCS.

Sophia Groß : Et à partir de 2002, lorsque mbi a repris WINPACCS entièrement ?

Martin Bork : Cela a encore renforcé l’importance de l’implication des clients. Le nombre de clients augmentait et nous avons commencé à collecter leurs besoins de manière systématique. Nos symposiums et journées clientèles WINPACCS étaient des plateformes essentielles pour cet échange. Ce dialogue a profondément façonné WINPACCS.

Le concept de Key User : nos clients connaissent mieux les défis de la coopération au développement — c’est pourquoi nous les intégrons étroitement et dès le début dans le processus de développement

Sophia Groß : Aujourd’hui, WINPACCS compte plus de 35 clients et plusieurs milliers d’utilisateurs dans le monde. Les fonctionnalités se sont considérablement élargies. L’application est devenue si vaste qu’il est presque impossible pour un utilisateur de maîtriser tous les domaines. Qu’est-ce qui a changé ?

Martin Bork : D’une part, les exigences de nos clients sont devenues beaucoup plus complexes, et l’application aussi. Dans de nombreuses organisations, certains utilisateurs sont désormais experts dans des fonctionnalités spécifiques de WINPACCS. Nous utilisons ce savoir de manière ciblée en les intégrant activement dans le processus de développement. Il n’est plus réaliste qu’une seule personne connaisse toutes les fonctions en détail. Les retours des utilisateurs experts sont donc d’autant plus précieux.

Sophia Groß : C’est pour cela que vous avez introduit le concept de Key User. Que signifie-t-il exactement ?

Martin Bork : Les organisations peuvent désigner des Key Users pour différents domaines fonctionnels de WINPACCS. Ce sont des utilisateurs particulièrement expérimentés, qui possèdent l’expertise mentionnée. Ils sont intégrés de manière ciblée dans notre processus de développement.

Sophia Groß : Et concrètement, comment cela fonctionne-t-il ?

Martin Bork : Dans WINPACCS, il existe une section dédiée aux « Key Users » dans les paramètres organisationnels. Les clients peuvent y indiquer un ou plusieurs Key Users pour chaque thème. Nous utilisons ces informations pour impliquer les bonnes personnes au bon moment dans notre processus agile de développement.

Sophia Groß : Peux-tu expliquer ce que signifie « agile » dans ce contexte ?

Martin Bork : Agile signifie que nous travaillons par cycles réguliers, appelés sprints, au cours desquels nous développons progressivement les nouvelles fonctionnalités. Cela nous permet de réagir idéalement aux retours de nos clients.

Sophia Groß : Et vous intégrez les clients dans ce processus agile via les Key Users ?

Martin Bork : Exactement. Nous invitons les Key Users à nos réunions en ligne, les Key User Meetings, afin de recueillir leurs besoins dès le début d’une nouvelle fonctionnalité et d’en discuter ensemble. Dans les phases suivantes, nous présentons nos concepts et, à la fin, la version presque finalisée. À chaque étape, nous recevons des retours extrêmement précieux que nous intégrons directement.

Sophia Groß : Y a-t-il un exemple récent qui illustre bien ce fonctionnement ?

Martin Bork : Oui, un excellent exemple est la nouvelle comptabilité financière pour les antennes locales. Cette fonctionnalité est actuellement développée en étroite collaboration avec plusieurs Key Users. Elle permettra à nos clients d’établir des comptes annuels conformes aux exigences locales des pays de projet. Nous aurons bientôt une nouvelle réunion Key User pour présenter l’état actuel du développement et discuter des prochaines étapes.

Notre mission chez WINPACCS : renforcer les organisations de la coopération au développement pour qu’elles puissent se concentrer pleinement sur leurs missions essentielles

Sophia Groß : Pour conclure, j’aimerais savoir : qu’est-ce qui te motive personnellement à organiser les Key User Meetings et à entretenir cet échange étroit avec nos clients ?

Martin Bork : Pour moi, c’est un élément central de notre mission. WINPACCS doit offrir aux organisations de la coopération au développement un système logiciel réellement adapté à leurs besoins. Cela n’est possible que si nous écoutons en continu et impliquons les personnes qui travaillent quotidiennement avec WINPACCS. Les Key User Meetings sont parfaits pour cela : ils nous donnent des informations précieuses, nous permettent de mieux comprendre les défis de nos clients et d’améliorer nos solutions ensemble.

Notre mission va au-delà des fonctionnalités : WINPACCS offre un logiciel fiable, performant, ainsi qu’un service qui soutient nos clients dans leur travail essentiel et les soulage réellement. Pour qu’ils puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : aider les personnes dans le besoin. C’est exactement ce qui distingue WINPACCS : une solution née des besoins de ses utilisateurs et développée avec eux pour leur réussite.