Digitale Belege

Die Integration digitaler Belege ist eine sehr wichtige Funktionalität moderner Buchhaltungssysteme. Buchungsdaten können direkt am Bildschirm mit den gescannten Belegen angezeigt und verglichen werden und stehen allen Berechtigten für die unterschiedlichsten Zwecke zur Verfügung.

Im Umfeld der Entwicklungszusammenarbeit ist diese Funktionalität von besonderer Bedeutung. Hier ist die Erfassung der Belege und die spätere Weiterverarbeitung oder Prüfung oft räumlich weit voneinander getrennt. Eine digitale Anzeige der eingescannten Belege bringt daher enorme Effizienzverbesserungen und Einsparungsmöglichkeiten:

  • Digitale Belege und Buchungsdaten sind sowohl in den Projekten und Büros vor Ort als auch in der Geschäftsstelle direkt verfügbar und reduzieren Zeit- und Suchaufwand
  • Belege oder Belegkopien müssen nicht mehr transportiert werden und Transportkosten werden somit verringert
  • Prüfer können die Buchhaltung in der Geschäftsstelle prüfen und dadurch werden Reisekosten verringert

Die Funktionalität der Digitalen Belegerfassung in WINPACCS umfasst im Einzelnen die folgenden Funktionen:

  • Automatisches Scannen der Belege mit einem handelsüblichen und kostengünstigen Scanner
  • Alternativ manueller oder automatischer Upload der Scandaten in die WINPACCS Cloud
  • Komfortable Anzeige der Buchungsdaten zusammen mit den digitalen Belegen
  • Automatische Übermittlung der digitalen Belege an die relevanten Installationen von WINPACCS accounting und WINPACCS cost control
  • Differenzierte Rechtevergabe in WINPACCS zum Regeln des Zugriffs auf die Digitalen Belege
  • Unterstützung eines internen Prüfprozesses
  • Protokollierung wichtiger Ereignisse bei der Verwaltung der digitalen Belege