Flexible Anpassung an die Projektstruktur

Wichtige Voraussetzung für das effiziente Kostenmonitoring von Projekten ist die Fähigkeit der Software, die Struktur des Projektes einfach und klar abzubilden. Nur dann besteht die Möglichkeit, die an die Kostenrechnung gestellten Anforderungen darzustellen und die notwendigen Auswertungen schnell und einfach zu generieren.

WINPACCS^® cost control wurde für diese flexiblen Anforderungen konzipiert und bietet vielfältige Möglichkeiten, die Kostenrechnung an die Bedürfnisse der eigenen Organisation, eventueller Kofinanzierer oder auch an Anforderungen des Partners anzupassen.

Verwaltung mehrerer Journale je Projekt

Über Journale wird die Verknüpfung zwischen der Kostenrechnung und der Finanzbuchhaltung hergestellt. Aus diesen Journalen werden die Buchhaltungsdaten tagesaktuell oder monatlich mit den Periodenabschlussdaten importiert.

Neben Journalen aus WINPACCS^® accounting können auch Journale des Partners oder Buchungen aus der Zentrale über offene XML-Schnittstellen eingelesen werden.

Mehrwährungsfähig und periodenabhängige Abrechnungswährung

Grundsätzlich arbeitet WINPACCS^® cost control immer mit zwei Währungen, der Hauswährung und der Belegwährung.

Darüber hinaus bietet WINPACCS^® cost control die Möglichkeit, mit einer periodenabhängigen Abrechnungswährung zu arbeiten. Damit besteht unter anderem die Möglichkeit, Projektabrechnungen für die Anforderungen der EU und anderer internationaler Geber zu erstellen.

Die Umrechnung kann mit flexiblen, fixen und periodenbezogenen Faktoren erfolgen, wobei die periodenbezogene Umrechnung sich auf die Buchhaltungsperiode, die Abrechnungsperiode oder das Belegdatum beziehen kann. Für jedes Projekt können, je nach Bedarf, mehrere Abrechnungswährungsschemata definiert werden.

Zusammenfassen von Projekten zu Programmen

Mehrere Projekte können in WINPACCS^® cost control zu einem Programm zusammengefasst werden. So können schnell und übersichtlich regionale oder weltweite Auswertungen aller Aktivitäten vorgenommen werden.

Mehrere Kontenrahmen

WINPACCS^® cost control bietet die Möglichkeit, mit unterschiedlichen Kontenrahmen zu arbeiten. Jedem Projekt kann ein eigener Kontenrahmen zugeordnet werden.

Dadurch besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die Buchhaltungsdaten eines Projektes gemäß dem Kontenrahmen des Auftraggebers zu führen.

Externe Schnittstellen

WINPACCS^® cost control bietet die Möglichkeit, Daten aus Fremdsystemen einzulesen. Dies kann z. B. sinnvoll sein bei einer Integration der Buchungen der Zentrale in WINPACCS^® cost control, oder auch wenn Organisationen zentral die Budgets der Projekte erstellen und elektronisch an die Projekte übermitteln wollen. WINPACCS^® cost control bietet die folgenden Importmöglichkeiten:

• Import von Buchhaltungsdaten aus externen Systemen
• Import von projektinternen Strukturen
• Import von periodenabhängigen Umrechnungsfaktoren
• Import von Jahresbudgets

Die Schnittstellen sind XML-basiert. Detaillierte Beschreibungen dazu können angefordert werden unter info@winpaccs.de.

Rollen- und projektbasierte Benutzerverwaltung

WINPACCS^® cost control verfügt über eine moderne Benutzerverwaltung. Projekte können Benutzern zugeordnet werden und es besteht die Möglichkeit, Administratorrechte für einzelne Benutzer zu erteilen.

Durch eine Anmeldeprozedur wird sichergestellt, dass nur die berechtigten Anwender Zugriff auf die Projektdaten haben.

Kostenrechnung nach Kostenarten

Die Kostenartenrechnung ist für viele Projekte der wichtigste Bereich der Kostenrechnung. Hier stehen die Buchhaltungsdaten nach den erfassten Kosten- und Erlöskonten für vielfältige Auswertungen zur Verfügung.

Umfangreiche und selbst definierbare Auswertungen nach Kostenarten und Unterkostenarten sind möglich.

Kostenrechnung nach Kostenartengruppen

WINPACCS^® cost control bietet die Möglichkeit, die erfassten Buchungen nach Kostenartengruppen zusammenzufassen.

Dies kann notwendig sein für:

• die Soll/Ist-Vergleiche nach Budgetstrukturen
• die Agregation der Kosten für Kofinanzierer
• die Darstellung der Kosten für die Partnerorganisation

Kostenrechnung nach projektinternen Strukturen

Projekte der Entwicklungszusammenarbeit und der humanitären Hilfe benötigen oft Auswertungen nach individuellen projektinternen Strukturen. Dies können z. B. Auswertungen sein nach:

• regionalen Aspekten
• fachlichen Arbeitsfeldern (Landwirtschaft, Infrastruktur, Bildung, …)
• organisatorischen Strukturen (z. B. mehrere lokale Partner)

Mit der Kostenrechnung nach projektinternen Strukturen wird den Anwendern in WINPACCS^® cost control eine äußerst flexible Möglichkeit zur Budgetierung und Kostenüberwachung nach individuellen und selbst definierten Kriterien an die Hand gegeben.

Es können mehrere projektinterne Strukturen definiert werden, die dann jeweils beliebig tief hierarchisch aufgeteilt werden können.

Tagesaktuelle Bestandsinformationen

Für einzelne Auswertungen ist es hilfreich, neben den Projektkosten auch die aktuellen Werte der Bestandskonten in Berichte zu integrieren.

So ist es zum Beispiel in einigen Organisationen üblich, am Jahresende neben den angefallenen Kosten auch eine Übersicht über die bereitgestellten Mittel und die auf Kasse und Bank noch verfügbaren Mittel vom Projekt anzufordern.

WINPACCS^® cost control bietet die Möglichkeit, diese Bestände zu integrieren und für Auswertungen zu verwenden.

Übersichtliche Belegdarstellung

Die Belegübersicht stellt dem Benutzer die enthaltenen Buchhaltungsdaten in Tabellenform dar. Der Anwender hat hier die Möglichkeit:

• Durch einfache Drag- and Drop-Funktion Spalten beliebig ein- bzw. auszublenden
• Die Positionen der einzelnen Spalten individuell anzuordnen
• Die Spaltenbreite beliebig zu verändern
• Mit einfachen Mausklicks nach beliebigen Spalten zu sortieren
• Durch Drag- and Drop-Funktionen nach beliebigen Spalten zu gruppieren.

Umfangreiche Filtermöglichkeiten

Um gezielt bestimmte Daten anzeigen zu lassen, stehen in WINPACCS^® cost control umfangreiche Filterfunktionen zur Verfügung.

Es besteht hier z. B. die Möglichkeit, nur die Daten einer Periode, einer Kostenart oder eines Journals auszuwählen. Für sämtliche verfügbaren Felder kann jeweils ein Filter ausgewählt werden. Die Filter sind intuitiv zu bedienen und können auf Wunsch auch permanent abgelegt werden.

Flexible Budgetierung

Sie haben die Möglichkeit, in WINPACCS^® cost control beliebig viele Budgets zu definieren und diese für ihr Berichtswesen zu verwenden.

Die Anlage der Budgets kann einfach über Schaltflächen der Budgetleiste vorgenommen werden.

Ausführliche Berichte

WINPACCS^® cost control unterstützt den Anwender durch viele vorgegebene Standardberichte. Durch die Auswahl verschiedener Parameter und Filtereinstellungen zu den Berichten können diese flexibel auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.

Mehrsprachige Bedienungsoberfläche

Der Anwender kann über das Menü die Sprache der Bedienungsoberfläche in Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch ändern.

Netzwerkfähig

WINPACCS^® cost control ist netzwerkfähig und kann einfach in einem Netzwerk installiert werden. Mehrere Anwender können gleichzeitig mit einer Anwendung arbeiten und Daten erfassen.

Integration in das WINPACCS Gesamtsystem

WINPACCS^® cost control ist voll integriert in das WINPACCS^® Gesamtsystem. Die hohe Integration ermöglicht einen direkten und einfachen Austausch der Daten zwischen den Modulen der WINPACCS^® suite und dem WINPACCS^® server.

Automatische Übernahme der Stammdaten

Ab Herbst 2008 bietet die Anwendung eine automatische, asynchrone Übernahme der Stammdaten mit WINPACCS^® communication.

Umfangreiche Online-Hilfe

Der Anwender wird durch eine umfangreiche Hilfe (über das Menü oder durch Betätigen der Taste „F1“) unterstützt. Die Online-Hilfe steht in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zur Verfügung.

Verständliches Benutzerhandbuch

Zusammen mit der Anwendung wird ein ausführliches, illustriertes und gut verständliches Benutzerhandbuch ausgeliefert. Das Benutzerhandbuch macht den Anwender schnell und umfassend mit den Möglichkeiten von WINPACCS^® cost control vertraut. Es steht in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch zur Verfügung.

Systemvoraussetzungen

WINPACCS^® cost control ist lauffähig unter:

• Microsoft Windows XP SP 3 (32/64 Bit)
• Microsoft Windows Vista (32/64 Bit)
• Microsoft Windows 7 (32/64 Bit)

Hardwareanforderungen:

• Pentium Prozessor 1 GHz 
• 512 MB Arbeitsspeicher (1 GB oder mehr werden empfohlen)
• Bildschirmauflösung 1024x768
• Freier Festplattenspeicher 1 GB